Бизнес-ассистент

Поддержка CEO (бизнес):
Полное административное и операционное сопровождение генерального директора
Операционное управление 3 компаниями холдинга одновременно
Подготовка управленческой, финансовой и аналитической отчетности для CEO
Контроль исполнения поручений, дедлайнов и стратегических задач
Организация встреч, переговоров и совещаний (в т.ч. с топ-менеджментом и ключевыми партнерами)
Ведение и оптимизация календаря руководителя, приоритизация задач

Личный ассистент руководителя:
Полная личная поддержка CEO (travel-поддержка, личный календарь)
Организация командировок и личных поездок «под ключ» (Россия / зарубежье)
Взаимодействие с личными подрядчиками (сервисы, клиники, образование, недвижимость)
Решение личных и бытовых вопросов руководителя
Работа с конфиденциальной информацией, соблюдение полной конфиденциальности

Финансы и бухгалтерия:
Контроль финансовых потоков компаний
Формирование и ведение платежного календаря
Контроль БДДС и БДР, анализ отклонений
Согласование и контроль платежей
Взаимодействие с бухгалтерией (внутренней и аутсорсинговой)
Контроль налоговых обязательств и сроков сдачи отчетности
Работа с банками (расчетные счета, эквайринг, кредиты, зарплатные проекты)
Подготовка финансовой отчетности и аналитики для CEO

Офис-менеджмент:
Организация и контроль работы офиса
Закупка офисных и хозяйственных товаров
Управление подрядчиками (аренда, клининг, IT, охрана, курьерские службы)
Контроль и оптимизация офисного бюджета
Организация корпоративных мероприятий и деловых встреч
Обеспечение бесперебойной работы офиса

Договорная и операционная деятельность:
Контроль договоров, счетов, актов
Проверка финансовых условий договоров
Контроль документооборота
Оптимизация административных и финансовых процессов

Правовое и административное сопровождение
Самостоятельное открытие ООО: подача в ФНС, подключение р/с, бухгалтерии, ЭДО, система первичной документации
Ведение договорной базы, контроль и продление ЭЦП по группе компаний
Работа с маркетплейсами Ozon и WB: УПД, претензии, изменение ставок НДС
Закрытие ИП, контроль юридических статусов юридических лиц группы компаний

Управление командой и найм
Формирование HR-процесса до появления штатного рекрутера: брифы, ТЗ для рекрутера, отсмотр первичных интервью, разработка тестовых заданий и вопросов для собеседований
Оценка рынка труда по ключевым позициям (HR, финансовый менеджер, маркетолог)
Координация команды, контроль исполнения задач через Битрикс24

Обязанности:
- Проведение переговоров с клиентами с целью выявления их потребностей и подготовки коммерческих предложений и презентаций.
- Полное сопровождение сделки, включая первый контакт, подписание договора и сдачу объекта.
- Взаимодействие с проектным отделом, сметчиками и инженерами для точного расчета стоимости и сроков выполнения работ.
- Составление и согласование договоров подряда, поставки и других юридически значимых документов.
- Контроль исполнения условий договоров, сроков поставки материалов и выполнения работ.
- Ведение отчетности в CRM-системе, формирование планов продаж и анализ результатов.
- Развитие и поддержание долгосрочных отношений с ключевыми клиентами и партнерами.

Результаты:
- Установление долгосрочных отношений с ключевыми клиентами и партнерами.
- Повышение уровня удовлетворенности клиентов благодаря качественной подготовке коммерческих предложений и презентаций.
- Успешное заключение сделок и сдача объектов в срок.
- Улучшение процесса взаимодействия с проектным отделом, сметчиками и инженерами, что привело к более точному расчету стоимости и сроков выполнения работ.
- Сокращение времени на составление и согласование договоров благодаря эффективной работе с юридическими документами.
- Улучшение контроля за исполнением условий договоров, сроков поставки материалов и выполнения работ, что способствовало повышению уровня доверия клиентов и партнеров.