Личный помощник руководителя

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.
2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц - (многосторонних) звонков руководства.
3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).
4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).
5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).
7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
8. Ведение расписания переговорных комнат.
9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.
11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.
12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).
14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)
15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)
16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.
17. Замещение секретаря-референта офиса.
18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

1. Выбор на основе рекомендаций технической службы предприятия и организация закупки офисной техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
2. Разработка и составление графика проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
3. Обеспечение подготовки и организации работы офиса (осуществление руководства организации рабочих мест персонала офиса, организация проверок офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
4. Организация использования в работе офисной оргтехники; осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечение взаимосвязи с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разработка схемы действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
5. Организация обеспечения необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана на канцтовары, расходные материалы и др.; проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структур цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; заключение договоров).
6. Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, организация платежей за их поставку, оформление доверенности.
7. Организация работы по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
8. Обеспечение хранения товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организация учета и выдачи предметов и средств труда работникам офиса.
9. Организация работ по инвентаризации хозяйства офиса.
10. Координирование работ по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организация документооборота офиса.
11. Организация приема и рассылки деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение в пределах своих полномочий деловой переписки.
12. Организация:
• встреч, приемов, регистраций и необходимого обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• приема визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
• материально-технического обеспечения переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
13. Организация и проведение деловых переговоров (планировка деловых встреч, определение линии деловых переговоров, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформления переговоров, анализ результатов деловых встреч).
14. Руководство работниками офиса: распределение обязанностей между ними; доведение до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определение степени ответственности работников; разработка стандартов качества работы и критерии оценки качества работы; анализ эффективности работы; осуществление контроля за исполнением принятых решений.
15. Организация работы секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контроль культуры речи секретарей (операторов).
16. Осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса (составление распорядка работы офиса, контроль его соблюдение, ведение учета нарушений, анализ причины нарушений и прием мер по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
17. Назначение работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определение схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
18. Обеспечение выполнения работниками корпоративных правил и норм поведения.
19. Разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществление контроля за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
20. Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
21. Координирование работы офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
22. Обеспечение взаимодействия офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
23. Организация совместно со службой безопасности проведения работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
24. Руководство подготовки отчетной документации для вышестоящего контроля.