Помощник руководителя / Секретарь

.Распределение обязанностей между секретарями reception и курьерами и контроль за их деятельностью
2.Разработка регламента рабочего дня секретаря
3.Разработка должностных инструкций для секретарей и курьеров
4.Поиск, подбор и проведение собеседований на вакансию курьер
5.Осуществление подготовительной работы по договорам, контроль за их разработкой и реализацией договоров. Заключение договоров (экспресс почта, поставка бумаги, корпоративный Новый год)
6.Отправка документов экспресс-почтой, ведение реестра отправок
7.Заказ воды/кофе на офис
8.Контроль оплат
9.Ведение первичного бухгалтерского учета (сч/ф, акты, накладные)
10.Заказ канцтоваров/размещение заказа у поставщиков
11.Обеспечение хранения товарно-материальных ценностей: канцтоваров, расходных материалов, необходимых для работы офиса, организация учета и выдачи предметов и средств труда сотрудникам офиса
12.Организация корпоративного праздника: Новый год (150человек): координирование всего цикла работ от заключения договора до оплаты счетов
13.Ведение деловой переписки в рамках своей компетенции
14.Решение организационно-административных вопросов
ДОСТИЖЕНИЯ:
1. В течение 2х дней согласовала и заключила договор с экспресс-почтой (в компании этот вопрос не могли решить месяц)
2. Организовала корпоративный новогодний вечер на 150человек за 2,5недели: от стадии заключения договора до проведения самого мероприятия.
3. Написала должностные инструкции для секретарей и курьеров
4. Разработала и внедрила:
•новую систему работы для курьерской службы
•систему по отправке документов экспресс-почтой
5. В целях бесперебойной работы офиса решение организационно-хозяйственных вопросов
Причина поиска нового места работы: собственное желание – в связи с тем, что организация проведения Новогоднего вечера прошла успешно, появилось желание работать в сфере event.

1.Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний
2.Подготовка заседаний, оперативных совещаний, организация сотрудников (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
3.Планирование рабочего дня директора.
4.Ведение списка дней рождений сотрудников, сбор средств на подарки (сотрудникам офиса), организация поздравления сотрудников с праздничными датами и в других необходимых случаях.
5.Заказ обедов на офис, воды/чай/кофе/столовые принадлежности/конфеты/печенье/сахар
6.Ведение списка офисного автотранспорта (на охрану)
7.Ведение списка офисных сотрудников (на охрану)
8.Взаимодействие с собственниками корпоративных квартир
9.Вызов такси для сотрудников, ведение журнала учета выдачи карт-такси
10.Составление меню обедов на неделю для офиса.
11.Бронирование билетов/гостиниц
12.Организация и контроль встречи и размещения приезжающих гостей/обеспечение их транспортом, обедом.
13.Контроль за доведением приказов, распоряжений, справок и т.д. до ответственных лиц
14.Контроль исполнения задач руководителями отделов и подразделений
15.Контроль сроков предоставления информационных, платежных и отчетных документов организаций, с которыми инициировано сотрудничество
16.Оплата и аренда счетов и квартиры директора + корпоративная квартира
17.Отслеживание и ведение графика переработки водителей – 2 человека
18.Распределение работы офисных водителей
19.Отслеживание перемещения документов на торговые точки - офис
20.Оформление авансовых отчетов
21.Оформление пакета документов для командировок (приказ, удостоверение, служебное задание и пр.)
22.Подписка на периодические издания
23.Прием информации по приемно-переговорным устройствам (факсу, и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения директора информации, полученной по каналам связи
24.Прием поступающей на рассмотрение директора корреспонденции
25.Прием служебных записок и заявлений от сотрудников компании
26.Составление бюджета офиса
27.Составление и регистрация приказов по главному офису и филиалу
28.Делопроизводство по главному офису и филиалу
Причина поиска нового места работы: закрытие проекта Картофельный ПАПА

1.Делопроизводство в маленьком объеме
2.Прием посетителей
3.Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами. Расчет потребности. Размещение заказов у поставщиков
4.Обеспечение хранения товарно-материальных ценностей: канцтоваров, расходных материалов, необходимых для работы офиса, организация учета и выдачи предметов и средств труда сотрудникам офиса
5.Работа с бухгалтерской документацией: накладные, счета-фактуры, акты.
6.Составление правил внутреннего трудового распорядка
7.Составление должностных инструкций
8.Корпоративные праздники: новый год, 23 февраля
9.Закупка чая/кофе
Причина увольнения: невысокая оплата труда