Административный менеджер

Блок АХО:
• Организация и осуществление административно-хозяйственной по трем локациям.
• Организация и управление закупочной деятельностью в рамках административно-хозяйственной функции.
• Организация, поддержка и развитие системы корпоративных коммуникаций, документационного обеспечения управления: создание, согласование и внедрение регламентов, положений.
• Консолидация управления АХД в контуре управления управляющей компании.
• Выбор офисных помещений, заключение договоров аренды, сопутствующих договоров на содержание и обслуживание помещений.
• Организация инфраструктуры офисов, планирование офисного пространства, организация ремонтных работ, создание систем жизнеобеспечения офиса.
• Тревел-поддержка первых лиц.
• Формирование и контроль исполнения бюджета АХД для трех локаций. Контроль платежей и документооборота.;

Блок ГДО (группа документационного обеспечения):
• Организация и обеспечение управленческого документооборота Компании.
• Организация информационного обмена с разными локациями, с внешними корреспондентами.
• Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.
• Организация совершенствования электронного документооборота между разными локациями;
• Организация контроль и предоставления рекомендаций по ведению делопроизводства в отделах;
• Организация получения корреспонденции и документов, приходящих извне;
• Организация отправки корреспонденции контрагентам;
• Организация распределения корреспонденции по адресатам внутри Компании;
• Организация регистрации и отправки в филиалы распорядительных, нормативных и информационно-справочных документов, а также контроль их получения адресатами;
• Организация архивного хранения входящей и исходящей корреспонденции и документов;
• Контроль оформления, регистрации и архивирование доверенностей;
• Контроль правильности оформления распорядительных и информационно-справочных документов, ведение переписки в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством;
• Организация курьерской доставки корреспонденции;
• Организация заказа гостиниц для командированных сотрудников филиалов и административное обеспечение;
• Разработка ВНД, связанная с регламентацией документооборота и делопроизводства в компании, и обеспечивает поддержание их в актуальном состоянии;
• Осуществление оперативного руководства деятельностью группы из 5 человек.

Подбор и расстановка специалистов.
• Планирование стратегии и тактики в работе.
• Построение организационной структуры офиса.
• Проведение конференций как в компании также и вне ее
(Организация встреч и переговоров с потенциальными клиентами и бизнес-партнёрами).
Взаимодействие с поставщиками компании.Проведение тендеров.
• Взаимодействие с государственными проверяющими структурами.
• Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
Подбор персонала
• Соблюдение специфических норм общения в компании.
• Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
• Отслеживание соблюдения дресс-кода сотрудниками.
• Ведение деловой и служебной переписки;
• Подготовка информационно-справочных материалов,
• Контроль сроков по текущим проектам;
• Подготовка проектов служебных документов;
• Travel-поддержка, организация командировок и отчётности для бухгалтерии и кадров.