Офис-менеджер

ФУНКЦИИ ОПЕРАЦИИ
Документационное обслуживание:
1. Составление и оформление документов управления.
2. Ведение документов по личному составу
3. Организация работы с до­кументами
Подготовка протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций.
Подготовка приказов по личному составу.
Заполнение трудовых книжек и личных карточек. Ведение личных дел.
Обработка поступающих и отправляемых документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Классификация документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Бездокументное обслуживание:
1. Выполнение технических функций
Ксерокопирование материалов и документов.
Отправление и прием факсов.
Набор документов на компьютере. Получение и отправка корреспонденции.
Информационно-поисковая и справочная работа.
Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя.
Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями.
Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей.
Предварительная закупка продуктов и напитков.
2. Телефонное обслуживание
Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.
Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя.
Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.
Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.
Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.
3. Организация приема посетителей
Согласование с руководителем правил приема посетителей и определения приоритетных лиц.
Согласование с руководителем часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций.
Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.
4. Подготовка переговоров и совещаний.
Уточнение даты и места проведения.
Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний, контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников.
Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию.
Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия.
Ведение записей и протоколов во время мероприятия.
Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.
При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.
5. Подготовка командировок.
Уточнение даты, места назначения, продолжительности и цели поездки.
Разработка и согласование программы с руководителем и принимающей стороной.
Составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов.
Бронирование проездных билетов и мест в гостинице.
Оформление выездных документов и командировочного удостоверения.
Сообщение принимающей стороне точной даты приезда, номер рейса и время прибытия.
Получение заданий руководителя на время его отсутствия