Администратор офиса

Основные обязанности: Обеспечение функционирования офиса компании; контроль эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, вентиляция, электрика), контроль состояния помещений; организация работы административного отдела, организация закупки, хранения, учета, контроль рационального использования ТМЦ; контроль расходов на содержание офиса, организация рабочих мест, планирование офисного пространства; формирование и эффективное исполнение соответствующих бюджетов; договорная работа (такси, курьерские службы, гостиницы, охрана, клининговые компании); управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канц. товаров; планирование и контроль бюджета на хозяйственные и административные нужды; организация проведения инвентаризаций; взаимодействие с организациями, обеспечивающими функционирование компании; взаимодействие с арендаторами. Работа с охраной, пожарными службами. Управление младшим техническим персоналом (планирование и оптимизация маршрутов поездок курьера и водителя, согласно ранее предоставленным заявкам сотрудников, составление графиков работы). Ежеквартальная отчетность, авансовые отчеты; контролирование работы сторонних обслуживающих организаций; поиск новых офисных помещений, их обустройство и организация переездов; организация текущих и косметических ремонтов офисных помещений. Решение вопросов, связанных с офисными автомобилями (ТО, страхование, лизинг, переоформление). Участие в организации корпоративных мероприятий. Поиск поставщиков и заключение договоров на обслуживание. Организация работы новых офисов с нуля (ремонт, закупка мебели, размещение и перевоз сотрудников).

Обеспечение сотрудников телефонной и факсимильной связями, канцелярскими и хозяйственными товарами работа с поставщиками; работа с текущей документацией, работа с курьерскими службами, решение текущих хозяйственных вопросов, контроль за качеством сервисных услуг, предоставляемых поставщиками внутри офиса (обеды, уборка помещений, обслуживание офисной техники и др.).

Осуществление комплексного обеспечения жизнедеятельности офиса и структурных подразделений необходимыми материалами и оборудованием (канцелярские, хозяйственные товары, расходные материалы, продукты питания, представительские закупки). Техническое содержание помещений, транспорта и прилегающей территории. Проведение инвентаризации, бронирование авиа и железнодорожных билетов, гостиниц для сотрудников компании и гостей. Решение вопросов, связанных со сдачей в аренду имущества, помещений, транспортных средств. Работа с арендаторами, отслеживание платежей, произведение взаиморасчетов по договорам и их юридическое оформление. Дальнейшая регистрация договоров в муниципальных органах регистрации.

Организация с нуля, проведение ремонтных работ, контроль за проведением работ и отслеживание платежей по выполненным работам, закупка мебели и оборудования, заключение и сопровождение договоров поставок; контроль расчетов с поставщиками; ведение переговоров о цене и условиях поставки; организация и проведение корпоративных мероприятий