Специалист по работе с договорами/делопроизводитель

-оформление и заключение договоров с НКО и контрагентами, сопровождение и контроль их выполнения;
- ведение базы данных по своим проектам в Битрикс 24 (CRM);
- запросы закрывающих документов, в т.ч. отчетных документов у сторон договора;
- получение оригиналов документов и передача их по описи в соответствующие подразделения фонда;
- занесение данных по проектам фонда в формат Excel;
- анализ данных по Excel;
- участие в процессе автоматизации системы (тестирование системы);
- замещение секретаря на время отпуска, болезни по ведению делопроизводства

Договор разовый (ГПХ)
88 юридических лиц
• Инвентаризация учредительных документов;
• Электронная обработка (оцифровка) учредительных документов юридических лиц и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере холдинга WRF;
• Получение и отправка почтовых отправлений (Почта России и др.);
• Создание договорной базы «с нуля» электронный реестр (Excel);
• Электронная обработка (оцифровка) договоров и дополнительных соглашений юридических лиц и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;
• Выполнение других поручений по заданию руководства.

• Инвентаризация договоров и дополнительных соглашений Общества;
• Разбор пересортицы договоров и дополнительных соглашений и комплектование по принадлежности (договор+ дополнительное соглашение) за период с 2002 года по 2022 год.;
• Электронная обработка (оцифровка) договоров и дополнительных соглашений компании и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;
• Создание и ведение электронного реестра (Excel) «с нуля»- 4 компании (информация по 1 компании - более 5 тыс. договоров (без учета дополнительных соглашений);
• Систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет);
• Сбор недостающих оригиналов договоров и дополнительных соглашений к ним. Направление запросов клиентам и контрагентам по возврату оригиналов;
• Отслеживание подписанных договоров (возврат) и действие ранее подписанных договоров (пролонгация);
• Сортировка поступающей корреспонденции в компанию на регистрируемые и нерегистрируемые;
• Регистрация входящих/исходящих документов в электронных журналах (Excel);
• Отправка исходящей документации почтой Росси;
• Архивация переписки (дело);
• Выполнение различных поручений, которые необходимо для работы юридического отдела компании:
- прошивка документов и подготовка заверенных копий для предоставления в различные органы;

чис. Уч. 1 500 человек, 2 территории
1. Внедрение и сопровождение электронного документооборота "с нуля"- 1С «Документооборот» (ЭДО);
2. Регистрация входящей/исходящей и внутренней корреспонденции;
3. Контроль за правильным оформлением документов и сроками их исполнения;
4. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
5. Разработка и внедрение инструкций и положений по ведению делопроизводства;
6. Сбор информации из структурных подразделений по заведенным делам и журналам, составление сводной номенклатуры дел, книг и журналов;
7. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
8. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях;
9. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей законченных дел, книг и журналов в архив;
10. Экспертиза ценности документов;
11. Подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;
12. Выполнение различных работ: размножение служебных документов, подготовка копий и т.д.;
13. Ведение протоколов оперативных совещаний созываемых руководством;
14. Руководство работниками канцелярии и приемной директора (4 человека, 2 территории);
15. Работа с офисной техникой (в полном объеме).
16. Создание и ведение договорной базы компании " с нуля" 1 " С Документооборот" (ЭДО);

• Разбор пересортицы договоров, дополнительных соглашений и комплектование по принадлежности (договор + дополнительное соглашение);
• Электронная обработка (оцифровка) договоров и дополнительных соглашений;
• Создание и ведение электронного реестра договоров и дополнительных соглашений;
• Систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет);
• Сбор недостающих оригиналов дополнительных соглашений к договорам;
• Отслеживание подписанных договоров (возврат) и действие ранее подписанных договоров (пролонгация);
• Согласование договоров и дополнительных соглашений в ЭДО