Секретарь-делопроизводитель

Прием и распределение входящих звонков.
Регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции (внесение в электронную базу данных (araxgroup).
Подготовка документов на подпись руководству, контроль согласования, подписания и исполнения.
Распределение документов в структурные подразделения Компании.
Систематизация и хранение документов текущего архива.
Работа со сторонней Архивной службой ( поиск необходимых документов по базе передачи, создание формуляра, заказ отправки и доставки).
Формирование писем для почтовой отправки (наклеивание уведомлений, составление описей).
Работа с юридическими документами ( создание судебных производств в программе, контроль от начального этапа заведения дела, до получения решений по нему).
Ведение календаря переговорных комнат в Outlook, подготовка к совещаниям, контроль оснащения переговорных комнат.
Административная и хозяйственная поддержка офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов/организация и осуществление выдачи, приёма и учёта канцтоваров).
Копирование, сканирование, прием факсов.
Взаимодействие с курьерами, курьерскими службами.
Организация и контроль работы курьерской службы Компании, административно-хозяйственного персонала.
Организация командировок: заказ билетов, такси, бронирование гостиниц.
Организация приема и размещения посетителей (чай, кофе).
Фиксирование полученной информации и ее доведение до сотрудников.
Взаимодействие со всеми подразделениями компании, в том числе с региональными офисами.
Выполнение личных поручений Руководства.
Замещение помощника Генерального директора.