Заведующий канцелярией/Начальник отдела управления документацией
120 000 руб
Светлана Борисовна
Возраст
49 лет (21 Июня 1975)
Город
Москва
,
м. Котельники
Переезд невозможен
Гражданство
Россия
Полная занятость
15 лет 1 месяц
Связь / Телекоммуникации
- Организация работы отдела канцелярии с нуля на систему электронного документооборота (СЭД).
- Обеспечивание своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
- Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Контроль получаемой и отправляемой корреспонденции : электронная почта, факс, Почта России, ЕМС «Гарантпост» , ФГУП ГЦСС ; систематизирование и хранение документов текущего архива.
- Контроль на учет и хранение документов ДСП; подготовка документов к отправке; оформление реестра, вызов курьера из ФГУП ГЦСС.
- Обработка и внесение Договора в электронный Реестр учета договоров.
- Регистрация Приказов и Распоряжений генерального директора, ознакомление сотрудников в части их касающейся.
- Выполнение в рамках трудового договора распоряжения генерального директора.
- Разработка положения, инструкции по ведения делопроизводства в организации и организация их внедрения.
- Осуществление методического руководство организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Печатание и размножение служебных документов.
- Руководство работниками отдела канцелярии.
Добыча сырья / Энергетика / ТЭК
- Распределение телефонных звонков.
- Прием, регистрация и обработка корреспонденции (входящей, исходящей).
- Отправка корреспонденции.
- Техническая работа: копирование, сканирование и т.п..
- Заказ канцтоваров, питьевой воды, обедов для сотрудников, кофе чай для посетителей, обеспечение жизнедеятельности офиса. - Оплата билетов и заказ гостиниц для командировочных сотрудников.
- Подготовка и оформление типовых документов (доверенности и т.д.).
- Подготовка договоров: внесение реквизитов, изменений, согласованных изменений в проекты договоров.
- Ведение реестра договоров, взаимодействие с контрагентами (поставщиками и покупателями) по договорам.
- Взаимодействие и помощь сотрудникам по текущим вопросам. - Общение с арендодателем.
- Выполнение прочих поручений непосредственного руководителя.
Строительство / Недвижимость
- Организация обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за своевременностью её доставки по назначению (курьер, Почта России, DHL, EMS и проч.);
- Оформление и организация отправки документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
- Подготовка ежемесячного отчета по отправленной корреспонденции для Бухгалтерии;
- Регистрация поступивших (входящих) документов в системе электронного документооборота (DIRECTUM) с приложением сканированной копии письма и всех приложений;
- Контроль за сроками исполнения, указанными в резолюции руководителя, подготовка рейтинга исполнительской дисциплины подразделений в (DIRECTUM);
- Подготовка еженедельного свода отчета о деятельности подразделений для планерки;
- Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
- Контроль за правильностью оформления и согласования приказов и распоряжений руководства (по видам деятельности), регистрация, учет, хранение, создание поручений в (DIRECTUM);
- Регистрация внутренних документов в DIRECTUM (докладные, служебные записки), направление их на рассмотрение руководителя;
- Подготовка и сдача дел управления по документообороту в архив по окончанию установленного срока (год);
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.
Другое
Руководство, организация и координация работы отдела; Регистрация входящих и исходящих документов и отправка адресату;
Осуществляю контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
Выполнение поручения Генерального директора;
Требование от исполнителей сдачу документов и отчетами об исполнении в срок;
Разработка внутренних документов по вопросам деятельности отдела, формирования отчетности.
Ведение картотеки учета документов в папках;
Заказ билетов и бронирование гостиниц в командировках; Анализ и контроль выполнения документов со сроками исполнения;
Представление Генеральному директору документов для рассмотрения и резолюции;
Работа в программе СЭДО (система электронного документооборота) отмечаю отчет об исполнении каждого документа;
Заказ канцтоваров для офиса;
Опыт работы с большим объемом документации.
Образование / Наука
Планирование рабочего дня руководителя;
Согласование встреч и прием посетителей;
Подготовка и протоколирование совещаний;
Контроль исполнения приказов и решений руководства; Организация выездных мероприятий, в том числе бронирование билетов;
Полный контроль за очным, корпоративным и индивидуальным обучением;
Составление расписания, согласование с преподавателями, закупка и учет расхода методических материалов;
Подготовка и проведение выставок, презентаций, Дней Открытых Дверей;
Контроль сайта и внесение изменений на него; Жизнеобеспечение офиса; делопроизводство;
Составление графика отпусков; подбор персонала;
Сбор и анализ информации, составление отчетов;
Подготовка данных для телевизионных эфиров и газетных изданий;
Координация и распределение звонков; Работа с почтой; Выполнение текущих поручений начальства;
Планирование рабочего дня руководителя.
Другое
Контроль персонала; Установка сигнализации в торговом зале; Контроль подбора персонала;
Контроль покупателей, пересчет товара, сведение инвентаризации, передача и оформление документов при задержании;
Контроль работы кладовщиков;
Выявление пересортов;
Контроль торгового зала по видеонаблюдению;
Контроль за соблюдением мер пожарной безопасности, осуществление открытия и закрытия магазина.
Неоконченное высшее
Москва, 1988 — 1990 гг.
ПК- пользователь (Word‚ Excel‚ Интернет‚ WinNER 4.5.,Бизнес Пак 7.0‚ DIRECTUM, СЭДО, 1С, электронный документооборот, электронная почта, офисная техника).
Аналитический склад ума. Способность обрабатывать и систематизировать большие объемы информации. Быстрая обучаемость новым программным продуктам, аккуратность, внимательность, доброжелательность, терпеливость, пунктуальность, легко обучаема, без в/п. Нацеленность на результат и умение работать в команде. Организаторские навыки, внимательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, высокий уровень личной ответственности. Большой и разнообразный опыт работы, высокая степень самоорганизации и умение организовать работу других.
Ответственный подход к выполнению поставленных задач.
27 октября, 2015
40 000 руб
Ирина Геннадьевна
Город
Москва
Возраст
34 года (30 апреля 1990)
Опыт работы:
11 лет и 9 месяцев
Последнее место работы:
Старший инспектор - делопроизводитель, УФК по г. Москве
02.2013 - по текущее время
9 сентября, 2015
Ирина Геннадьевна
Город
Москва, м. Красносельская
Возраст
34 года (30 апреля 1990)
Опыт работы:
11 лет и 9 месяцев
Последнее место работы:
Старший инспектор - делопроизводитель, Управление Федерального казначейства по г. Москве
02.2013 - по текущее время
2 декабря, 2015
40 000 руб
Олег Олегович
Город
Москва, м. Первомайская local_shipping
Возраст
52 года (12 ноября 1972)
Опыт работы:
10 месяцев
Последнее место работы:
Администратор, ст.кассир, ООО "ТД Интерторг"
11.2014 - 09.2015
Резюме размещено в отрасли