Ведущий делопроизводитель

- Организация работы отдела канцелярии с нуля на систему электронного документооборота (СЭД).
- Обеспечивание своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
- Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Контроль получаемой и отправляемой корреспонденции : электронная почта, факс, Почта России, ЕМС «Гарантпост» , ФГУП ГЦСС ; систематизирование и хранение документов текущего архива.
- Контроль на учет и хранение документов ДСП; подготовка документов к отправке; оформление реестра, вызов курьера из ФГУП ГЦСС.
- Обработка и внесение Договора в электронный Реестр учета договоров.
- Регистрация Приказов и Распоряжений генерального директора, ознакомление сотрудников в части их касающейся.
- Выполнение в рамках трудового договора распоряжения генерального директора.
Разработка положений, номенклатуры дел, инструкций по ведению делопроизводства в организации и организация их внедрения.
- Осуществление методического руководство организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Печатание и размножение служебных документов.
- Руководство работниками отдела канцелярии.

- Распределение телефонных звонков.
- Прием, регистрация и обработка корреспонденции (входящей, исходящей).
- Отправка корреспонденции.
- Техническая работа: копирование, сканирование и т.п..
- Заказ канцтоваров, питьевой воды, обедов для сотрудников, кофе чай для посетителей, обеспечение жизнедеятельности офиса. - Оплата билетов и заказ гостиниц для командировочных сотрудников.
- Подготовка и оформление типовых документов (доверенности и т.д.).
- Подготовка договоров: внесение реквизитов, изменений, согласованных изменений в проекты договоров.
- Ведение реестра договоров, взаимодействие с контрагентами (поставщиками и покупателями) по договорам.
- Взаимодействие и помощь сотрудникам по текущим вопросам. - Общение с арендодателем.
- Выполнение прочих поручений непосредственного руководителя.

- Организация обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за своевременностью её доставки по назначению (курьер, Почта России, DHL, EMS и проч.);
- Оформление и организация отправки документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
- Подготовка ежемесячного отчета по отправленной корреспонденции для Бухгалтерии;
- Регистрация поступивших (входящих) документов в системе электронного документооборота (DIRECTUM) с приложением сканированной копии письма и всех приложений;
- Контроль за сроками исполнения, указанными в резолюции руководителя, подготовка рейтинга исполнительской дисциплины подразделений в (DIRECTUM);
- Подготовка еженедельного свода отчета о деятельности подразделений для планерки;
- Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
- Контроль за правильностью оформления и согласования приказов и распоряжений руководства (по видам деятельности), регистрация, учет, хранение, создание поручений в (DIRECTUM);
- Регистрация внутренних документов в DIRECTUM (докладные, служебные записки), направление их на рассмотрение руководителя;
- Подготовка и сдача дел управления по документообороту в архив по окончанию установленного срока (год);
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.

Руководство, организация и координация работы отдела; Регистрация входящих и исходящих документов и отправка адресату;
Осуществляю контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
Выполнение поручения Генерального директора;
Требование от исполнителей сдачу документов и отчетами об исполнении в срок;
Разработка внутренних документов по вопросам деятельности отдела, формирования отчетности.
Ведение картотеки учета документов в папках;
Заказ билетов и бронирование гостиниц в командировках; Анализ и контроль выполнения документов со сроками исполнения;
Представление Генеральному директору документов для рассмотрения и резолюции;
Работа в программе СЭДО отметка отчета об исполнении каждого документа;
Заказ канцтоваров для офиса;
Опыт работы с большим объемом документации.

-Прием посетителей;
-Организация рабочего дня руководителя;
-Работа с документацией и почтой;
-Работа с архивом, деловая переписка;
-Составление договоров, организация выставок, ведение телефонных переговоров, а также прием важных партнеров;
-Жизнеобеспечение офиса;
-Делопроизводство;
-Составление графика отпусков;
-Подбор персонала, заказ билетов и бронирование гостиниц в командировках.

Планирование рабочего дня руководителя;
Согласование встреч и прием посетителей;
Подготовка и протоколирование совещаний;
Контроль исполнения приказов и решений руководства; Организация выездных мероприятий, в том числе бронирование билетов;
Полный контроль за очным, корпоративным и индивидуальным обучением;
Составление расписания, согласование с преподавателями, закупка и учет расхода методических материалов;
Подготовка и проведение выставок, презентаций, Дней Открытых Дверей;
Контроль сайта и внесение изменений на него; Жизнеобеспечение офиса; делопроизводство;
Составление графика отпусков; подбор персонала;
Сбор и анализ информации, составление отчетов;
Подготовка данных для телевизионных эфиров и газетных изданий;
Координация и распределение звонков; Работа с почтой; Выполнение текущих поручений начальства;
Планирование рабочего дня руководителя.

Контроль персонала; Установка сигнализации в торговом зале; Контроль подбора персонала;
Контроль покупателей, пересчет товара, сведение инвентаризации, передача и оформление документов при задержании;
Контроль работы кладовщиков;
Выявление пересортов;
Контроль торгового зала по видеонаблюдению;
Контроль за соблюдением мер пожарной безопасности, осуществление открытия и закрытия магазина.

-Контроль приема и размещения товара;
-Контроль ведения учета складских операций;
-Хранение, отпуск товара, проведение инвентаризации; -Выявление пересортов;
-Контроль за соблюдением мер пожарной безопасности.