Ассистент маркетолога / event-менеджера

1. Координация процессов продакшена:
- Управление всеми этапами проекта: от концепции до реализации и закрытия.
- Обеспечение соблюдения сроков и бюджета.

2. Коммуникация:
- Доступность для команды и клиентов 24/7, оперативно реагируя на звонки и сообщения.
- Поддерживание регулярного взаимодействие с участниками проекта, обеспечивая прозрачность и понимание задач.

3. Планирование и организация:
- Ведение проектов в системах управления задачами (YouGile, Notion и др.), включая создание и обновление планов, контроль выполнения задач.
- Организация съемок, включая координацию графиков и ресурсов.

4. Документация:
- Подготовка и ведение проектной документации, включая сметы, отчеты и другие необходимые материалы.

5. Решение проблем:
- Быстрое реагирование на возникающие проблемы и поиск эффективных решений.
- Поддержание позитивной атмосферы в команде, проявляя терпение и понимание.

6. Дополнительные задачи:
- Участие в съемках при необходимости, обеспечивая поддержку на площадке.
- Подбор и проведение кастингов

- Работа с рекламными материалами (составление шаблонов для рассылок в Mindbox, приглашений и пр.);
- Цифровые компетенции: Microsoft Office, Canva, Davinchi Resolve, CapCut, Google
- Продюсирование павильоных съемок;
- Организация и координация мероприятий;
- Ведение отчетности об эффективности проделанной работы (составление презентаций);
- Составление плана действий по проекту/мероприятию;
- Введение коммуникации со спикерами, представителями разных компаний/посольств;
- Подбор локаций внутри школы для мероприятий;
- Написание текстов для социальных сетей;
- Составление заявок отделам IT и АХО для организации мероприятия.

- Встречать гостей, принимать звонки, сообщения, корреспонденцию;
- Информационно и организационно помогать студентам, потенциальным абитуриентам, административному персоналу и академическому составу университета;
- Вести реестр;
- Следить за наличием печатной продукции UU в зоне ресепшен;
- Помогать в проведении открытых мероприятий: Дни открытых дверей, выставки, внутренние ивенты.

- Ведение управленческого учета в компании
- Оплата счетов вовремя
- Внедрение и ведение таблиц, отчетов
- Аудит финансовых моделей и отчетов
- Сбор и обработка данных
- Ведение бюджет, контроль и мониторинг расходов
- Подготовка прочих финансовых расчетов, статистики, аналитики

-обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;
- организация питания сотрудников;
- контроль работы курьерской службы, технического персонала;
- прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- ведение делопроизводства;
- обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
- организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;
- организация встреч, совещаний, переговоров;
- участие в организации корпоративных мероприятий;
- формирование бюджета расходов на офисные нужды;
- выполнение поручений руководства.

- ведение документации;
- тайм-менеджмент всей команды;
- работа заместителем (функции второго лица);
- финансовая грамотность;
- описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;
- поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;
- поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/товаров компании, работа с ними;
- сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
- поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
- курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов.