Помощник руководителя

1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):
• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
• создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

делопроизводство, регистрация и распределение входящей корреспонденции,оформление и регистрация запросов, распределение запросов по проектам.

Разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы руководителя. Контроль рабочих планов ключевых лиц компании . Ведение протоколов совещаний . Исполнение личных поручений Генерального директора. Сбор материалов и информации, необходимых руководителю.(аналитические, финансовые и статистических отчетов) . Подготовка докладов, проектов приказов и распоряжений. Проверка и коррекция, и постановка документооборота компании. Ведение деловой переписки, визовая поддержка. Перевод, деловая переписка с партнерами на английском языке. Контроль работы секретариата, водителей .

распределение звонков,чай-кофе,приём посетителей,ведение деловой перписки с иностранными гражданами.

подготовка договоров, заключение контрактов с клиентами, делопроизводство, итд.