Административный директор

Управление и эксплуатация коммерческой недвижимости
Объекты: БЦ класса А,В в Москве, Санкт-Петербурге и регионах
Ключевые задачи:
* Управление взаимоотношениями с ключевыми клиентами, выступая полномочным представителем УК внутри операционных процессов на объектах(БЦ) заказчика и являясь "единым окном" для всех обращений.
* Продажа дополнительных услуг и формирование новых продуктов в рамках действующих договоров с заказчиками
* Управление движением задач и контроль их исполнение ( от получения задача до доведения до ответственных и информирование заказчика о причинах, сроках исполнения и других статусах)
* Обеспечение полного и своевременного информирование заказчика согласно запросам, не допущение задержек и недостаточности ответов; регулярное обновление статусов задач заказчику
* Создание системы контроля качества услуг УК и удовлетворенности заказчика в целях достижения KPI по сервису на всех объектах заказчика
* Обеспечение высокого уровня клиентского сервиса на объектах заказчиков
* Решение сложных и конфликтных ситуаций
* Решение различных вопросов, связанных с эксплуатацией объектов
* Взаимодействие с подрядчиками и арендодателями

- Управлние 2 офисами компании в Москва-Сити
- Контроль качества предоставляемых сервисов в офисах
- Организация бесперебойной работы офисов
- Взаимодействие с УК и АРДД по операционным вопросам и потенциальной аренде, проектам на инфраструктуре арендодателя, официальная переписка, работа с жалобами, претензиями, нарушениями
- Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, подрядными организациями
- Курирование всех проводимых в офисах официальных и неофициальных мероприятий, видеосъемок
- Управление крупными инфраструктурными проектами: ремонты, переезды и тп
- Планирование и модернизация офисного пространства
- Развитие офисных сервисов
- Управление офисными бенефитами
- Координация работы всех смежных подразделений и кросс-функциональное взаимодействие
- Разработка регламентов/правил поведения в офисе, контроль за их соблюдением
- Автоматизация процессов
- Бюджетирование
- Контроль выполнения административных процессов
- Координация работы административно-хозяйственного блока, оптимизация расходов и повышение эффективности использования ресурсов
- Взаимодействие со службой безопасности компании по вопросам безопасности сотрудников и сохранности имущества компании.
- Контроль соблюдения норм пожарной безопасности и охраны труда в офисах
- Формирование отчетности по административным направлениям деятельности.
- Анализ эффективности административных процессов и разработка предложений по их улучшению
- Решение вопросов материально-технического снабжения и контроль за наличием запасных частей и расходных материалов.
- Взаимодействие с государственными органами и ведомствами.

Работа с арендодателем:
- поддержание взаимодействия с арендодателем, сторонними организациями и отдельными лицами (взаимодействие с представителями соседствующих объектов: бизнес-центров, жилых комплексов, административных зданий);
- проведение регулярных встреч с арендодателем по вопросам управления и эксплуатации Объекта недвижимости (обсуждение вопросов качества обслуживания/работы общедомовых инженерных систем (лифты, вентиляция, водоотведение, капитальные ремонты и т.д.), работы службы безопасности, соблюдение правил разгрузки/погрузки, качества уборки общих зон, санитарного содержания территории, культуры производства ремонтных работ, своевременность оплаты арендных платежей, вопросы по комплектности закрывающих/расчетных документов и т.д.;
- контроль за обоюдным выполнением договорных обязанностей (своевременное согласование с АРДД проведения ремонтных/строительных работ с предоставлением проектной и исполнительной документации, запросов на привлечение ЧОО, размещения вывесок, внесения изменений в инженерные системы, предоставления доступов для осмотра помещений, изменения внешнего вида фасада (матирование/снятие матирования), выполнение АРДД обязанностей согласно акту разграничения эксплуатационной ответственности по обеспечению работоспособности инженерных систем, наличию требуемой инфраструктуры (кафе, мойки авто, столовые, накопление и вывоз ТБО/снега, и т.д.);
- Согласование проведения активностей/мероприятий на территории объектов.
Работа с бюджетом:
- формирование и защита годовых операционных бюджетов и бюджетов капитальных затрат в рамках своего подразделения;
- контроль исполнения бюджета.
Работа с подрядными организациями:
- участие в проведение тендерных процедур;
- контроль подписания договоров согласно утвержденному тендерному заданию;
- контроль обеспечения документооборота;
- контроль качества оказанных услуг;
- взаимодействие с эксплуатационными службами, подрядными организациями и субарендаторами;
- взаимодействие с управляющей компанией по вопросам эксплуатации Объекта недвижимости.
Операционная работа:
- Контроль состояния и функционирования всего Объекта недвижимости посредством организации и осуществления регулярных осмотров/обходов с последующей постановкой задач смежным подразделениям и контроль их выполнения (замена грязезащитных решеток, реорганизация гардеробных комнат, кабель-менеджмент на рабочих местах, загромождение эвакуационных путей/МОПов и т.д.);
- контроль качества работ сервисных служб;
- организация/помощь в организации и координация всех видов работ/услуг;
- поиск и реализация решений для улучшения Объектов недвижимости;
- помощь сотрудникам в решении возникающих вопросов (организация съемок, решение проблем с парковками, размещение вывесок, умных урн, брендирование, размещение бизнес-продуктов и т.д.;
- взаимодействие с другими структурными подразделениями, своевременная передача информации, необходимой для работы (сведения о количестве утилизированных ТБО арендодателем, площади остекления арендуемых нами помещений, разграничение зон эксплуатационной ответственности и т.д.);
- разработка и внедрение правил, регламентов;
- подготовка отчётности, опросов, графиков и т.д.;
- контроль за работой с запросами по качеству управления, эксплуатации, функционированию Объекта недвижимости, поступающими от сотрудников;
- администрирование парковки.
Достижения:
- установка интеллектуально системы управления лифтами и сокращение времени ожидания лифтов в час пик до 10%;
- реализация с 0 проекта по размещению и дальнейшему функционированию катка во внутреннем дворе БЦ,
- решение проблемы с нехваткой парковочных мест путем аренды доп мест в близлежащих локациях на выгодных условиях.

Управление объектом (БЦ Военторг, 65 тыс кв м):
* Обеспечение работоспособности и полного обслуживания помещений на объекте.
* Контроль за выполнением стандартов качества обслуживания и соблюдением сроков выполнения работ.
* Написание политик и процедур и контроль за их соблюдением.
Предоставление услуг:
* Организация полного спектра услуг на вверенном объекте, включая инженерное обслуживание, клининг, услуги разнорабочих, озеленение, услуги ресепшена, безопасность и охрану труда.
* Обеспечение высоких стандартов сервиса и удовлетворенности клиентов.
Управление проектами:
* Координация проектов по ремонту, строительству и техническим усовершенствованиям.
* Разработка и реализация планов проектов.
Финансовое управление:
* Контроль бюджетов контрактов, планирование бюджета операционных и капитальных затрат и отслеживание фактических расходов.
* Проведение анализа затрат и разработка предложений по оптимизации бюджета.
Управление контрактами:
* Ведение переговоров с подрядчиками и поставщиками.
* Мониторинг выполнения условий контрактов и управление рисками, связанными с ними. Командное взаимодействие:
* Взаимодействие с другими подразделениями компании для обеспечения эффективного выполнения задач.
* Руководство и координация работы команды, обучение и развитие сотрудников.
Отчетность и анализ:
* Подготовка регулярных отчетов о состоянии объекта, выполнении проектов и финансовых показателях.
* Анализ результатов работы и выработка рекомендаций по улучшению процессов.
Соблюдение стандартов и нормативов:
* Обеспечение соблюдения всех действующих норм и стандартов в области охраны труда и безопасности на объектах.
* Проведение регулярных проверок и аудитов для оценки качества предоставляемых услуг. Страхование:
* Страхование имущества и ГО.
Заключение договоров страхования, урегулирование убытков, возмещение расходов.
Достижения:
- возмещение расходов в размере более 5 млн рублей через страховую компанию;
- замена устаревшего парковочного оборудования на новое с возможностью применения системы гибких тарифов для клиентов, что увеличило прибыль от паркинга на 35%,
- введение CRM системы управления заявками арендаторов, что увеличило скорость реагирования на заявки на 60%.

- Организация и контроль предоставления услуг клиентам в 15 бизнес-центрах (45 000 кв. м), в Москве и регионах (Санкт-Петербург, Екатеринбург, Челябинск)
Ключевые клиенты: IBM, Unilever, Dolby Digital, Джумейра, Vodafone, Богнер и др;
- Управление персоналом (администраторы, операционные менеджеры): подбор, адаптация, коучинг, мотивация персонала;
- Регулярные аудиты объектов для контроля соответствия стандартам и процедурам компании;
- NPS региона: контроль удовлетворенности арендаторов качеством оказываемых услуг, работа по улучшению качества, работа с претензиями и жалобами;
- Управление административной и хозяйственной деятельностью офисов;
- Взаимодействие с арендодателями, сопровождение договорных отношений, контроль и своевременная оплата коммунальных услуг, эксплуатации, технического обеспечения, организация работы клининга, службы технической эксплуатации и курьерской службы;
- Взаимодействие с контрагентами и поставщиками, контроль качества выполняемых работ;
- Планирование бюджета административной службы;
- Заключение и ведение договоров по оказанию услуг для обеспечения офиса, контроль и оптимизация расходов;
- Организация и ведение закупочной деятельности: продуктов, воды, посуды, мебели, техники, канцелярских товаров, брендированных расходных материалов);
- Участие в организации корпоративных мероприятий;
- Контроль за материально-техническим обеспечением;
- Разработка, написание, контроль исполнения политик и процедур вверенных подразделений: регламентов, инструкций, скриптов для сотрудников, должностных
обязанностей и стандартов работы с клиентами, подрядчиками, внутренними заказчиками;
- Инициация изменений бизнес-процессов на основании анализа обратной связи/запросов внутренних клиентов/сотрудников с целью повышения эффективности и качества обслуживания.
Достижения:
- улучшение показателя NPS региона с 83 до 94% за полгода;
- оптимизация услуг клининга и технической эксплуатации путем проведения тендеров и выбора новых подрядчиков с экономией в 5% и включением доп услуг в стоимость контрактов.

- Управление бизнес центром Регус Ситидел;
- Организация и контроль предоставления услуг клиентам (арендаторам бизнес центра);
- Управление персоналом (администраторы, операционный менеджер): подбор персонала, адаптация и дальнейший коучинг, мотивация;
- Увеличение объема продаж различных услуг новым и существующим клиентам;
- Ответственность за прибыльность, эффективность и успех работы центра через Управление P&L;
- Ответственность за операционную деятельность и предоставление исключительного обслуживания арендаторам, поддержание и развитие существующих отношений с арендаторами, ведение договорной работы - заключение/продление договоров субаренды, презентация офисных помещений;

- Ответственность за соблюдение стандартов во всем центре;
- Организация работы, контроль, обучение, мотивация 8 администраторов;
- Координация и контроль работы уборщиков, инженеров, разнорабочих и охранников;
- Ежемесячное выставление счетов клиентов;
- Продажа услуг бизнес центра (конференц-залы, помещения для видеоконференций, виртуальные офисы, услуги секретаря и пр.);
- Заключение договоров с поставщиками;
- Урегулирование проблем с арендодателем (эксплуатационные, строительные и инженерные вопросы);
- Работа с дебиторской задолженностью;
- Замещение управляющего бизнес центра на время его отпуска/болезни.

все предыдущие обязанности плюс контроль за работой, обучение и мотивация 12
администраторов ресепшн, проверка центра на ежедневной основе, обработка жалоб клиентов

Полная административная поддержка клиентов: ответ на телефонные звонки от имени компаний, арендующих офисы; заказ офисных принадлежностей; курьерские отправки; продвижение и продажа продукции Регуса, организация, проведение и координация конференций/видеоконференций.