Административный директор, заместитель генерального директора по общим вопросам

Формирование отделов по новым направлениям деятельности организации, включая подбор руководителей вновь создаваемых подразделений, доукомплектование сотрудниками существующих отделов (до 8-ми вакансий в мес.): мониторинг рынка труда; составление профиля должности; размещение информации о вакансиях в сети Интернет и печатных изданиях; анализ эффективности использования источников привлечения персонала; просмотр резюме; работа с кадровыми агентствами; проведение первичного интервью по телефону; составление вопросника для первичного собеседования кандидатов; проведение собеседований; представление руководителю успешных кандидатов; формирование кадрового резерва; проверка рекомендаций; ведение базы данных по кандидатам в программе «Отдел кадров» (К-софт). Мероприятия по адаптации новых сотрудников, организация обучения. Взаимодействие с руководителями отделов, рекомендации, на основании оценки результативности деятельности в течение испытательного срока, по принятию в штат/увольнению, сбор ежемесячной отчетности по отделам, предоставление руководителю аналитики по работе сотрудников. Аудит кадрового делопроизводства, составление отчета и формирование предложений по оптимизации. Ведение кадрового делопроизводства: прием, увольнение, перевод, составление ДИ, разработка проектов трудовых договоров, приказов по личному составу, правил внутреннего трудового распорядка, Положений об отделах, о форме должностной инструкции и иной документации. Организация своевременного информирования сотрудников об изменениях в работе отдела персонала. Составление отчетов. Формирование и контроль работы секретариата и вспомогательных офисных служб (водитель, уборщицы). Утверждение расходов на канцелярию и другие офисные нужды.

Работа с офисной оргтехникой и мини-АТС. Обработка входящих звонков, проведение телефонных переговоров. Прием гостей, организация встреч и совещаний ведение протоколов совещаний. Подготовка и организация деловых поездок руководителя: бронирование билетов, заказ гостиниц, VIP-залов. Планирование рабочего дня руководителя. Ведение делопроизводства: оформление и размножение документов; печатные работы, редактирование; ведение деловой переписки; ведение базы данных; ведение архива; входящая/исходящая, внутренняя документация; составление документов по заданию руководителя; контроль исполнения служебных документов. Поиск информации по заданию руководителя. Взаимодействие с подразделениями компании. Контроль работы и взаимодействие с вспомогательными офисными службами (водители, служба клининга, АХО). Обеспечение жизнедеятельности офиса. Организация обучения сотрудников. Организация корпоративных мероприятий. Проведение переговоров с клиентами, консультации, оформление документации клиент-организация, проведение инвентаризаций, работа с кассовым аппаратом.

(корпоративное право). Обязанности: составление проектов и правовая экспертиза различных гражданско-правовых договоров‚ составление проектов исковых заявлений‚ работа с правовыми базами данных‚ взаимодействие с работниками судебных органов‚ участие в формировании доказательной базы совместно с юрисконсультом‚ ежедневный аналитический обзор прессы‚ составление писем‚ ходатайств и иных документов по заданию руководителя.

Работа с персоналом. Подбор персонала, работа с региональными СМИ, взаимодействие с Центром занятости населения. Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме «с нуля»: штатное расписание, прием/увольнение сотрудников, в т.ч. иностранных граждан, отпуска, командировки, приказы по кадрам; составление ДИ, участие в составлении инструкций по ТБ, разработка и составление трудовых договоров, работа с УФМС России по МО и отделом по г. Троицку (организация оформления регистраций и разрешений на работу иностранным гражданам); разработка системы премирования и депремирования в организации, системы оплаты труда. Работа с ОМС. Организация подготовки документов к сдачи в архив.
Административные функции:
Постановка документооборота «с нуля». Разработка договоров, составление дополнительных соглашений, протоколов разногласий к договорам, составление промежуточных и итоговых актов сдачи выполненных работ, актов приема-передачи, внесение изменений в типовую документацию. Систематизация документооборота. Проведение переговоров и подписание договоров, актов, соглашений. Участие в разработке приказов по организации контроль за их исполнением сотрудниками. Постановка работы и контроль выполнения секретарем функциональных обязанностей. Организация делопроизводства в полном объеме.: прием и распределение входящей - исходящей документации, ведение базы данных, архива). Организация обеспечения жизнедеятельности офиса. Взаимодействие с арендодателем. Планирование офисных расходов, затрат на рекламу и бюджета по з/п. Медиапланирование, размещение рекламы в прессе (работа с печатными СМИ), наружная реклама, Интернет, работа с рекламными агентствами, типографиями и поставщиками сувенирной продукции. Проведение переговоров с партнерскими организациями. Составление макетов рекламной продукции организации, поиск периодических изданий, для размещения объявлений, заключение договоров с изданиями, поиск наиболее выгодных мест для размещения рекламной информации об организации, отслеживание