Помощник руководителя

Прием и распределение входящих звонков. Ведение делопроизводства: подготовка и регистрация входящих/исходящих документов - работа в системе электронного документооборота (СЭД), отправка и получение корреспонденции, составление внутренних документов (служебные записки, протоколы, решения, командировочные удостоверения, служебные задания, предписания на выполнения задания, авансовые отчеты и т.д.), ведение деловой переписки, работа с секретными материалами. Организация взаимодействия со смежными предприятиями и государственными органами. Обеспечение взаимосвязи с другими подразделениями. Планирование рабочего дня руководителя. Организация встреч и переговоров. Контроль за исполнением поручений руководителя. Выполнение текущих задач, поставленных руководством. Поддержание работы офиса (заказ воды, канцтоваров и др. расходных материалов).

Делопроизводство: работа с входящей/исходящей документацией - регистрация, учет, распределение, предоставление по запросу. Подготовка, согласование, регистрация приказов, распоряжений, указаний руководящего состава предприятия. Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для текущего решения задач, стоящих перед компанией. Телефонные переговоры (исходящие/ входящие: приём и распределение звонков по мини АТС). Координация работы подразделений. Регистрация обращений граждан. Ведение финансовой отчетности. Обеспечение работы приемной (заказ канцелярии, расходного материала и т.д.). Полная административная поддержка руководителя (планирование рабочего дня, координация деловых встреч, командировок, организация совещаний, ведение протоколов и т.д.). Полная информационная поддержка руководителя. Оперативный контроль своевременного исполнения поручений руководителя. Выполнение служебных и личных поручений Генерального директора. Организация и обеспечение поздравлений (букетов, подарков) с юбилейными датами контрагентов, партнеров и пр.

Работа с входящими телефонными звонками. Административная поддержка руководителя проекта (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок).
Обработка текущих запросов руководителя по подготовке документов, отчетов, сборе необходимой информации.
Ведение документооборота.Согласование договоров.
Работа с корреспонденцией.

Прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции, контроль за распоряжениями Генерального директора. Работа с программой "Евфрат" (электронная программа документооборота). Выполнение служебных и личных поручений руководителя. Координация между отделами филиала и головным офисом. Организация встреч высокопоставленных лиц. Работа с курьерской службой.

Ведение документооборота, прием и распределение телефонных звонков, входящей/исходящей корреспонденции. Организация приема посетителей. Организация заключения договоров с Заказчиком, субподрядными организациями. Ведение договоров в программе 1С и финансовый контроль исполнения обязательств по договорам. Составление актов выполненных работ. Ведение переписки с Заказчиком, субподрядчиками, согласующими организациями. Координация подрядчиков, информирование участников проекта о планируемых работах по проекту (изменение сроков проекта, контроль сроков исполнения работ, проведение совещаний). Составление карточек контрагентов. Ведение протоколов на совещаниях. Формирование и поддержание в актуальном состоянии документов по проекту, систематизация данных (договоры, акты, ИРД, входящая – исходящая переписка). Подготовка внутренних документов отдела (графики отпусков, служебные записки и пр.). Подготовка документов к внутреннему аудиту. Координирование работы с различными отделами и службами компании, гендиректором. Решение организационных вопросов по жизнедеятельности офиса и строительной площадки. Обеспечение работы руководителя: выполнение служебных и личных поручений.

Прием и распределение входящих звонков, корреспонденции. Организация приема посетителей. Хозяйственно-административное обеспечение офиса. Выполнение машинописных и копировальных работ. Ведение документооборота, регистрация, учет, хранение и передача документов, деловая переписка, корреспонденция.
Оперативное взаимодействие с подразделениями компании и сторонними организациями. Выполнение личных поручений руководителя, административная поддержка деятельности руководителя. Составление штатного расписания, оформление табеля учета рабочего времени, разработка должностных инструкций. Составление писем, запросов, работа с просроченной задолженностью, ведение протоколов совещаний. Обучение и адаптация нового персонала в коллективе. Обеспечение эффективного взаимодействия между персоналом, клиентами и руководством. Умелое и грамотное разрешение конфликтов (как внутри группы, так и с клиентами).

Планирование рабочего дня руководителя (ведение графика и организация встреч). Выполнение личных поручений руководителя, административная поддержка деятельности руководителя. Организация командировок, деловых и личных поездок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка, оформление документов в установленном порядке). Переписка с партнерами и клиентами, телефонные переговоры. Оформление документов у нотариуса. Аналитическая работа по сбору информации, составление отчетов для руководителя. Ведение документооборота компании. Прием гостей. Подготовка справочно-аналитической информации. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Работа с технической и бухгалтерской документацией. Оформление договоров. Управление, обучение и мотивация группы персонала, формирование команды, контроль еe работы. Организация встреч, переговоров. Работа с программой SAP (программа автоматизированных систем управления внутренними процессами предприятия).

Организация приема российских и иностранных делегаций, делопроизводство, контроль исполнения поручений Генерального директора, проверка работы клининговой службы, взаимодействие с подразделениями, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, выполнение личных поручений руководителя, планирование и контроль рабочего дня руководителя.

Ведение деловой переписки, делопроизводство в полном объёме (с нуля), ведение договоров и первичной бухгалтерии. Прием посетителей, входящие/исходящие звонки (мини-АТС). Поиск, подбор персонала, проведение анализа рынка труда и заработных плат, поиск клиентов. Выполнение функций менеджера отдела материально-технического обеспечения. Аренда и сдача в аренду строительной техники. Организация, создание и ведение компьютерной базы данных, конференций. Жизнеобеспечение офиса. Помощь директору в общих вопросах.
Координация работы Фонда содействия развитию авиации "Авиация в поддержку Президента России". Организация пресс-конференций, работа со СМИ, выполнение функций PR-менеджера.