Управляющий офисом

Организация работы офиса, документооборот, телефон, факс. Полная административная поддержка руководителя, Контроль выполнения распоряжений руководителя, тревел-поддержка.Участие в организации корпоративных мероприятий. Организация и проведение выставок. Помощь в подборе сотрудников, организация рабочих мест. Курирование работы административного персонала (секретарь, водители, курьеры). Контроль поступления и качества товара (комплектации, материалов, качества оказанных услуг) совместно с инициатором закупки. Подтверждение закрывающих документов. Сопровождение оплаты по заключённым договорам. Взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации офиса, решение спорных вопросов. Проверка правильности оформления счетов: контроль сроков выставления счетов.

Первичный прием и распределение корреспонденции и документации. Обеспечение и сопровождение процесса коммуникации сотрудников через корпоративную мобильную связь, ведение учета расходов по корпоративной мобильной связи. Сопровождение в договорной работе Общества. Материально-техническое обеспечение. Мониторинг рынка цен на закупаемые ТМЦ. Подготовка документов для заключения договоров и их ведение. Составление планов-графиков работ и отчетов по их выполнению. Организация, оформление и сопровождение командировок сотрудников Общества (подготовка документов, заказ билетов, гостиниц). Взаимодействие с контрагентами Общества, отслеживание правильности заполнения первичных документов. Обеспечение учета и хранения документной информации, подборка и заказ спортивной атрибутики. Принятие участия в составлении смет хозяйственных расходов, организация рабочих мест сотрудников (планирование и физическое оборудование рабочих мест). Организация и обеспечение проведения косметического ремонта служебных помещений. Закупка товаров/продуктов под представительские нужды компании. Курирование работы административного персонала (водители, курьеры) Контроль поступления и качества товара (комплектации, материалов, качества оказанных услуг) совместно с инициатором закупки. Сопровождение оплаты по заключённым договорам. Проверка правильности оформления счетов: контроль сроков выставления счетов. Контроль расхода ГСМ. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов и оборудования обеспечивать ими структурные подразделения организации; Организация приема, регистрация и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Организация по обслуживанию совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Руководство работниками отдела.(5 человек)

Ведение делопроизводства, Ведение и пополнение базы данных по недвижимости, Ведение переговоров с клиентами, Составление и сопровождение договоров, Организация встреч, показ объектов, заключение договоров, Сбор достоверной информации по конкурентам, Создание целостного образа рыночного поведения каждого конкурента, Сравнительный анализ конкурентов и компаний, Определение направлений создания конкурентных преимуществ.

Организация и сопровождение рабочего дня руководителя, Ведение календаря, Обеспечение работы приёмной (телефонные звонки, работа с посетителями), Контроль и распределение документов, Подготовка заседаний и совещаний, оповещение участников, Организация проведения телефонных переговоров, Обеспечение рабочего пространства руководителя, Ведение календаря руководителя.

Планирование, координация, ведение рабочего дня руководителя. Организация встреч, переговоров, совещаний, приема посетителей. Распределение поступающих на рассмотрение/согласование/подписание Руководителю документов по степени важности и/или срочности. Обеспечение входящих и исходящих звонков, Организация поездок и командировок руководителя. Проверка правильности оформления и корректности содержания документов, передаваемых руководителю. Обработка, регистрация входящей/исходящей документации.