Помощник ген.дир. / Офис-менеджер

Организация переговоров, в том числе по телефону.
Прием корреспонденции.Контроль над исполнением поручений гендиректора.
Предоставление бумаг на подпись руководителю.
Прием посетителей гендиректора.Организация командировок ( бронирование номеров, заказ билетов авиа и ж/д, оформление виз).
Обеспечение эффективной работы гендиректора.
Составление плана рабочего дня.Информационное сопровождение гендиректора. Исполнение личных поручений.Организация деловых встреч.
Заказ хоз. и канцтоваров, воды. Курирование уборщиц и курьера. Взаимодействие с другими службами компании.

Контроль работы приёмных пунктов, контроль выполнения стандарта общения по телефону. Планирование рабочего дня руководителя (встречи, переговоры, совещания, телефонные звонки). Организация служебных командировок руководителя предприятия (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз). Приём посетителей. Подготовка необходимых документов, обеспечение финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документов. Контроль за качеством подготовки, правильностью составления документов, согласование и утверждение документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия. Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководителя, принятие оперативных мер направленных на своевременное и качественное их выполнение. Осуществление и организация подготовки принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей. Анализ справок и докладов предоставляемых руководителю. Обеспечение выполнения машинописных и копировально -множительных работ. Использование ПЭВМ как средство автоматизации и документального обеспечения предприятия. Осуществление контроля обеспечения и распределения канцелярских товаров, ремонт оргтехники. Выполнение отдельных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Поручения руководителя, ведение входящей/исходящей корреспонденции в электронном и печатном виде. Встреча посетителей‚ прием и распределение звонков. Организация командировок: бронирование авиа- и ж/д билетов‚ отелей; обеспечение жизнедеятельности офиса, ведение и контроль сроков графика производства работ, составление актов по окончании работ, составление договоров с субподрядчикам, составление заявок и накладных на машины, пропусков и списков на людей (по объектам).

Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
Организация встречи посетителей и гостей Компании.
Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирую и контролирую работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.

Учет расходов по каждому объекту, учет расчета коммунальных услуг, ежемесячное составление отчетности, составление счетов-фактур, акт выполненных работ, оформление материалов для заключения договоров, сроки выполнения договорных обязательств.

Осуществление Оперативно-технической работы по учету движения товаров на складах и обеспечение товара сопроводительными документами (ведение БД-клиент).

Составление смет, в целях обеспечения доходов и увеличения прибыли, экономический анализ х/д, ценовая политика (расчет цен), внутрихозяйственный расчет труда и управления, оформление материалов для заключения договоров и оказания услуг, сроки выполнения договорных обязательств, периодическая отчетность в установленные сроки.