Офис-менеджер / Помощник руководителя

Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Принимала всю поступающую в компанию корреспонденцию, передавая её в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям в течение получаса с момента поступления.
Принимала документы и личные заявления на подпись генеральному директору / руководителей отделов и передавала их адресату не позднее окончания текущего рабочего дня.
Отвечала на телефонные звонки, фиксируя и передавая служебную информацию в соответствующие структурные подразделения, организовывала проведение переговоров генерального директора / руководителей отдела с помощью любых видов связи.
По поручению генерального директора / руководителей отделов составляла письма, запросы, другие документы в заданные сроки.
Выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором / руководителями отделов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Осуществляла закупку канцелярских и хозяйственных товаров ( "Комус" / "Утконос ) на 1 календарный месяц для всех подразделений московского представительства.
Осуществляла закупку продуктов и питьевой воды в офис московского представительства компании.
Контроль работы уборщицы офиса. В случае некачественного проведения уборки или наличия мусора в офисе докладывала о случившемся непосредственному руководителю.
Осуществляла взаимодействие с административными структурами арендодателя офиса по вопросам ремонта, пожаробезопасности, обеспечения офиса электро/водоснабжением, заказа пропусков, информационных писем о работе в праздничные / выходные дни и т.д. Полное взаимодействие по всем вопросам с арендодателем офиса.
Обеспечивала необходимыми хозяйственными принадлежностями места общего пользования офиса московского представительства компании.
Обеспечивала рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, обеспечивала чистоту рабочего места ( уборка на рабочем столе не менее одного раза в день) и создавала условия способствующие эффективной работе генерального директора.
Организовывала приём посетителей, содействовала оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формировала дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивала их сохранность и в установленные сроки сдавала в архив.
Организовывала командировки сотрудников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз / приглашений и т.д ( получение безналичных денежных средств / банковская карта для оплаты услуг )
Составляла табель учёта рабочего времени для сотрудников офиса, шоу-рума, отдела закупок и предоставляла его по требованиям сотрудникам бухгалтерии.
Информировала всех сотрудников компании, о грядущих государственных торжествах / дни рождения / рождения детей.
Получала и организовывала учёт и хранение бухгалтерских документов ( договора, первичные документы, заявки, товарные накладные, счета-фактуры, акты, доверенности, расходные накладные, ответственное хранение и другое / работа в Торговле, распечатка реестров, присвоение договорных номеров и взаимодействие с отделом продаж ( получение оригинальных договоров и учредительных документов и их хранение ) в соответствии с требованиями главного бухгалтера компании.
Выполняла отдельные служебные / личные поручения генерального директора / руководителей отделов и представительств компании.
Выездные поручения генерального директора и главного бухгалтера компании (получение виз, приглашений, поездки в банк и другое).
Помощь отделу маркетинга ( работа в программе Adobe Photoshop )
Работа с поставщиками компании ( Билайн, Настоящая вода, Комус, Утконос и другие)
Соблюдала правила внутреннего трудового распорядка.
Получала и сохраняла в тайне информацию, в том числе конфиденциальную, коммерческую тайну.
Докладывала непосредственному руководителю обо всех случаях невозможности выполнить должностную инструкцию.

1. Умение работы с Бухгалтерскими программными продуктами :
- 1С Бухгалтерия 7.0
- 1С Бухгалтерия 8.0

2. Уверенная работа с ПК, знание офисных пакетов MS office.
3. Владению навыками бухгалтерских задач, а именно:
- Подготовка документов для проведения встречных и иных камеральных проверок, предъявленных фискальными органами.
- Архивный учёт
- Регистрация в журнале учёта всех входящих документов.
- Оформление приказов, касающихся работы бухгалтерии (на инвентаризацию, списание и оприходование ТМЦ.
- Участие в сборе первичных документов от поставщиков
- Ведение реестра отправленных писем по не выясненным задолженностям с контрагентами и иной корреспонденции, касающейся спорных вопросов.
- Участие в инвентаризациях, проводимых в части учета объектов основных средств и прочих материальных ценностей, отличных от товарных запасов.
- Подготовка технической документации, касающейся бухгалтерского и налогового учёта с помощью таблиц Excel.
- Дублирование документации из программы 1С-8 в программу 1С-7 (Реализация, Перемещение ТМЦ, Списание ТМЦ, Оприходование ТМЦ, Утилизация ТМЦ).
- Склад образцов ( Приходование, Перемещение, Списание, Утилизация).

1. Организация общих собраний и совещаний.
2. Информирование о приказах, распоряжениях, изменениях и т.д.
3. Приём иностранных и VIP гостей (чай,кофе).
4. Оформление пропусков сотрудникам.
5. Работа с почтовой и курьерской корреспонденцией (подбор документов, заполнение сопроводительных списков и квитанций клиентам и поставщикам в Москве, СПБ и по России). Отслеживание получения корреспонденции адресатами.
6. Работа с поставщиками : заказы, договора, тарифы, передача документов и т.д.
7. Оформление документов, необходимых для получения виз (получение документов, заполнение анкет, сопроводительных документов), сдача/получение документов.
8. Оформление приглашений для сотрудников.
9. Бронирование и организация доставки авиа и желазнодородных билетов, бронирование гостиниц.
10. Заказ этикеток.
11. Ведение журнала доверенности, регистрация договоров.
12. Печатание приказов, отчётов, смет.
13. Составление писем, факсов.
14. Заказ воды.
15. Заказ визитных карточек.
16. Заказ канцелярских товаров для офиса и склада.