Event-менеджер (конференции, форумы, круглые столы)

Организация и проведение за рубежом и в РФ конференций, круглых столов, обучающих семинаров, events, корпоративных праздников при участии высокопоставленных лиц и представителей иностранных государств.
• Взаимодействие с Органами государственной власти и депутатами (Госдума, Совет Федерации, Министерство).
•Планирование, бюджетирование, распределение ответственности и ресурсов, управление ходом проекта, учет возможных рисков, оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, контроль качества и сроков, подготовка отчетности и т.д.;
•Travel-поддержка: оформление виз, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, организация трансфера, составление программы пребывания, планирование маршрута, информационная поддержка;
•Полный цикл работы по выбору подрядчиков, получение наилучших ценовых предложений от поставщиков услуг: транспортные компании, кейтеринг, рестораны, банкетные залы, артисты), подготовка технический заданий, согласование смет, заключение договоров.
• Разработка новых проектов: генерация идей, разработка концепции, подбор площадки, выбор страны и отеля, составление тайминга мероприятия, курирование контента веб-сайта мероприятия (подготовка и размещение материалов), подготовка проектов к выходу на рынок.
• Разработка тематики деловой части программы мероприятия: переговоры с экспертами, спикерами и модераторами. Общее курирование пленарных заседаний на мероприятии.
• Привлечение спонсоров (разработка спонсорских пакетов, переговоры, заключение договоров).
• Написание сценариев мероприятий, режиссура, подбор артистов, ведущих, ди-джеев, аниматоров, оформление зала под тематику корпоративных мероприятий.
• Техническое обеспечение мероприятий - звуковое, световое и видеопроекционное оборудование, сценические конструкции.
• Подготовка официальных писем, в т.ч. числе на английском языке и последующая рассылка.
• Работа со СМИ, написание анонсов, пресс-релизов.
• Полный цикл по изготовлению и запуску в печать официальной брошюры и баннеров мероприятия.
• Аналитика (мониторинг рынка, анализ и отчётность по результатам мероприятия)
• Наличие собственной клиентской и спонсорской базы: поддержание, расширение и поиск новых клиентов.
• Подбор сотрудников, обучение, мотивация, постановка задач перед группой, контроль выполнения поставленных задач.

Достижения:
- Создала "с нуля" и провела 16 отраслевых международных конференций INTECH-ENERGY в топливно-энергетическом и ИТ секторе с привлечением спонсоров, за рубежом: Гонконге, Мадейре, Сардинии, Вьетнаме, Барселоне, Дубае, Кракове, Тунисе и др.;
- Осуществила ребрендинг конференции с созданием собственного сайта, что привело к повышению узнаваемости и уровня доверия к бренду.

• Организация работы Дирекции управления делами.
• Организация документооборота компании в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТ.
• Контроль ведения бумажного и электронного документооборота компании.
• Внедрение системы электронного документооборота (DocsVision).
• Методическое обеспечение: проверка локально-нормативных актов (положений, приказов, инструкций и т.п.), разработка локально-нормативных актов по документообороту (инструкции, номенклатура дел, архивирование и т.п.).
• Организация разработки и внедрение единых стандартов документооборота компаний Холдинга;
• Ведение базы ОРД, нормативных документов и архива на внутреннем портале Компании;
• Контроль работы архива компании
• Руководство проектами по подготовке Годовых отчетов Компании:
• Функции работы Ответственным секретарем Совета директоров:
• Административная подготовка заседаний и совещаний;
• Формирование повестки дня;
• Подготовка протоколов совещаний, заседаний, формулирование поставленных задач;
• Осуществление контроля за исполнением поручений, задач;
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.
• Руководство проектами 6-ти Всероссийских конференций для РАО ЕЭС и Министерства энергетики РФ на Мадейре, Сардинии, Кипре, Турции и Подмосковье:
• Разработка формата и концепции мероприятия;
• Планирование бюджета проекта, контроль за расходами и обеспечением эффективного использования ресурсов (проектное бюджетирование);
• Опыт привлечения спонсоров (разработка спонсорских пакетов, переговоры, заключение договоров);
• Разработка деловой программы конференции (тематика, доклады, спикеры);
• Привлечение участников мероприятия (ведение базы участников, заключение договоров, оформление виз, командировочных);
• Полный цикл от подготовки до запуска в печать официального буклета конференции;
• Анализ и отчётность по результатам мероприятия;
• Подготовка пакета конкурсной документации, проведение тендера для выбора компаний подрядчиков;
• Полный цикл подготовки корпоративного фильма (сценарий, монтаж, написание текста для озвучивания фильма);
• Работа с полиграфическими предприятиями и сувенирной продукцией;
• Руководство проектами по организации крупных корпоративных мероприятий с приглашением известных артистов.

Достижения:
- создание централизованной системы управления делами, включая центр оперативного контроля (поручения, ОРД, протоколы);
- создание секретариата, курьерской службы в процессе реструктуризации подразделений Холдинга на выделенные ДЗО;
- внедрение системы электронного документооборота (DocsVision) в компании;
- создание единого архива компании, в т.ч в электронном виде;
-организовала конференцию на Мадейре (100 чел.) с привлечением спонсоров;
- организовала конференцию в Подмосковье (200 чел.) с привлечением спонсоров;;
- проведены обучающие семинары с 50% прибылью;
- организовала корпоративный Новый год (450 чел.);
- организовала общее годовое собрание компании (450 чел.).

• Постановка и контроль общего документооборота, разработка и внедрение единой политики в области управления документами в соответствии с требованиями ГОСТ, ГСДОУ;
• внедрение электронного документооборота;
• описание и регламентация бизнес-процессов компании в соответствии с требованиями ИСО 9000;
• разработка методических рекомендаций по организации делопроизводства, методическая помощь сотрудникам подразделений в оформлении документации;
• восстановление архива и создание номенклатуры дел;
• организация и проведение еженедельных оперативных совещаний у генерального директора;
• протоколирование и мониторинг контроля исполнения поручений;
• ведение базы ОРД, нормативных документов и архива на внутреннем портале Компании.
• travel-поддержка руководства: оформление виз, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, организация трансфера, составление программы пребывания, планирование маршрута, информационная поддержка;
• общее руководство подразделением (делопроизводители, секретариат, архив, курьерская служба). В подчинении 10 чел.
• Функции работы Ответственным секретарем Совета директоров:
• Административная подготовка заседаний и совещаний;
• Формирование повестки дня;
• Подготовка протоколов совещаний, заседаний, формулирование поставленных задач;
• Осуществление контроля за исполнением поручений, задач;
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.
• Руководство проектами по организации и проведению конференций и семинаров, в т.ч. за рубежом;
• исследования по определению актуальных тематик конференций, инициирование проектов, разработка программы мероприятия;
• поиск и приглашение к участию докладчиков, формирование базы данных спикеров по различным тематикам.
• привлечение спонсоров и делегатов.
• разработка концепции рекламных макетов, наполнение сайта компании по проводимым мероприятиям.
• формирование бюджета конференций, контроль за расходами и обеспечением эффективного использования ресурсов.

Достижения:

- Восстановлен и переведен в электронный вид архив компании;
- проведено 20 обучающих семинаров;
- организовала конференцию на Кипре (80 чел.);
- организовала конференцию в Сардинии (100 чел.);
- организовала конференцию в Подмосковье (300 чел.);
- организовала проведение корпоративного Нового года (450 чел.);
- организовала проведение общего годового собрания компании (450 чел.)

Награждена дипломом «Лучший работник года».

Координация поступающей информации в т.ч. бухгалтерской
документации, регистрация, контроль за исполнением распоряжений руководителя, руководство курьерской службой, поддержание жизнеобеспечения офиса (оргтехника, канцтовары), ведение переговоров, мини-АТС, организаторская работа (организация корпоративных праздников),

- Организация и ведение всех участков бухгалтерского учета;
- Составление бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности;
- Подготовка и предоставление отчетности для руководства;
-Начисление заработной платы, сдача отчетности;
-Кадровое делопроизводство.