Помощник руководителя, секретарь

Решение текущих организационных и административных вопросов.
Планирование рабочего дня генерального директора.
Организация внутренних и внешних встреч. Полная координация процесса.
Протоколирование совещаний.
Оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация;
Контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями резолюций и указаний.
Прием и распределение звонков.
Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции, организация курьерской доставки;
Обработка заявлений клиентов (претензионная работа) в соответствии с установленным уровнем/стандартом обслуживания.
Ведение документооборота и деловой переписки. Работа в 1С, программы Microsoft Word, Exel, Оutlook, мини - АТС.
Занесение информации в базу.
Контроль соблюдения правил работы в компании (во всех отделах компании). Организация работы менеджеров. В подчинении более 50 человек. Управление удаленными сотрудниками (Формирование отчетов о результатах работы подразделения, каждого сотрудника в отдельности). Руководство отделом, выполнение плановых показателей. Тактическое и оперативное планирование работы с целью достижения поставленных целей и задач. Контроль соблюдения персоналом технологии и установленных стандартов работы, координация работы сотрудников, оперативное и стратегическое управление коллективом. Формирование и анализ отчетности, анализ загрузки специалистов. Разработка программ узнаваемости компании. Проведение переговоров с клиентами. Формирование портфеля заказов, структурирование и развитие клиентской базы. Обеспечение выполнения установленного плана. Контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности компании. Взаимодействие с исполнителями по проектам, контроль своевременности исполнения работ, постановка задач. Оперативное и стратегическое управление деятельностью предприятия, организация его бесперебойной работы. Подготовка отчетности для генерального директора с точки зрения поставленных ключевых показателей эффективности. Участие в подборе персонала. Проведение собеседований, обучение и аттестация персонала. Разработка системы мотивации персонала, обучение и развитие сотрудников.
Подготовка и актуализация регламентов и инструкций для сотрудников подразделения.
Составление приказов, протоколов. Работа с документами и орг. техникой.
Организация процесса подписания документов. Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись генеральному директору. Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов.
Организация и контроль работы секретариата, курьеров и уборщиц офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских товаров и других расходных материалов.
Подготовка, оформление и отправка документации в бухгалтерию (аутсорсинг), ведение реестра. Заказ пропусков, прием посетителей, в т.ч. чай / кофе в переговорных комнатах при необходимости.

Контроль работы сотрудников отдела контакт-центра (12 человек в смену). Проведение собеседований с кандидатами на вакансию специалиста контакт-центра и дальнейшее обучение. Наставничество и обучение сотрудников отдела с целью повышения качества работы с клиентами. Работа с персоналом: обучение‚ повышение профессиональной квалификации. Постановка задач сотрудникам отдела, контроль за выполнением плановых показателей и качеством работы с потенциальными клиентами. Мотивация сотрудников отдела, поддержка положительной атмосферы в отделе. Непосредственное взаимодействие с удалёнными сотрудниками и филиалами компании в регионах (более 23 городов). Написание скриптов телефонных разговоров. Сбор и предоставление необходимых данных по количеству, содержанию, качеству и результативности различных коммуникаций с потенциальными клиентами. Взаимодействие с филиалами. Взаимодействие с отделом маркетинга на предмет проведения маркетинговых мероприятий. Взаимодействие с подразделениями компании, помощь сотрудникам по рабочим вопросам. Ведение статистики по входящим звонкам и заявкам от потенциальных клиентов, обработка клиентской базы. Контроль качества работы операторов контакт-центра (проверка отчетов‚ прослушивание и оценка разговора‚ выявление ошибок). Оценка эффективности работы контакт-центра, подготовка предложений по улучшению качества работы операторов. Постоянный анализ и усовершенствование работы отдела. Достижение плановых показателей. Ведение отчетности по ежедневным результатам. Ведение оперативной отчетности по результатам деятельности.
Обслуживание клиентов и партнеров компании. 100 % знание правил КАСКО, ОСАГО, ДГО, зеленая карта. Консультация по продуктам компании и индивидуальный подбор страховки для потенциального страхователя.
Осуществление полного цикла мероприятий по регистрации страховых событий, консультации клиентов, вызова аварийных комиссаров и других служб на место страхового события.
Организация предстрахового осмотра имущества, принимаемого на страхование
Осуществление исходящих звонков с целью проведения телефонных опросов по качеству обслуживания, телефонных кросс-продаж клиентам компании
Работа с претензиями клиентов их регистрация, передача в соответствующие отделы, подготовка ответов.
Распределение входящих звонков внутри компании
Расчет страховых премий для клиентов и агентов компании
Документооборот. Электронная регистрация входящей/исходящей документации, распределение документации и её архивация, в том числе электронная почта.
Работа с электронным документооборотом. Работа в 1С, программы Microsoft Word, Exel, Оutlook, мини - АТС. Ежедневные и ежемесячные отчеты. Подготовка, оформление и отправка документации в бухгалтерию. Работа с документами и орг. техникой.

Организационная работа, подготовка к заседаниям, совещаниям, семинарам, политсоветам, партийным съездам. Оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Мониторинг СМИ.
Непосредственная работа с первыми лицами, с руководителями, в т.ч. мэром, главой администрации города, главой городской думы, депутатами Законодательного собрания. Организация графика работы руководителя (глава Городской Думы). Координация работы подчиненных сотрудников (примерно 900 человек, взаимодействие через секретарей, 150 человек). Решение текущих организационных и административных вопросов. Планирование рабочего дня руководителя. Организация внутренних и внешних встреч. Полная координация процесса. Протоколирование совещаний, семинаров, политсоветов. Контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями резолюций и указаний. Прием и распределение звонков. Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции. Ведение документооборота и деловой переписки. Занесения информации в базу знаний. Контроль соблюдения правил работы в МИК. Участие в подборе персонала. Проведение собеседований, обучение и аттестация персонала. Подготовка и актуализация регламентов и инструкций для сотрудников. Составление приказов, протоколов, постановлений. Работа с документами и орг. Техникой. Организация процесса подписания документов. Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись Главе городской администрации, мэру городу, Главе городской Думы. Заказ и распределение расходных материалов (канцтовары и т.д.). Работа в 1С, программы Microsoft Word, Exel, Оutlook, мини - АТС.