Помощник руководителя / Офис-менеджер / Администратор

- развитие и ведение отдела по деловому и MICE-туризму
-организация для групп:
деловых мероприятий (конференций, семинаров, тренингов, выставок, переговоров);
инсентив-туров, поощрительных поездок, мотивационных программ, тимбилдингов
трансферов; командировок сотрудников и руководителей компаний-заказчиков
- взаимодействие с:
туристическими агентствами и прямыми заказчиками;
провайдерами туристических услуг, партнерами и DMC-компаниями по всему миру;
отделами внутри компании по всем странам и направлениям
- регулярное посещение:
деловых выставок Москвы разных областей деятельности с целью общения с
экпонентами, посетителями, раздачи рекламных материалов, обмена визитками,
налаживания новых связей; бизнес-завтраков партнеров; Business Family встреч
- обучение на семинарах по деловому и MICE-туризму
- прослушивание лекций известных бизнес-тренеров
- Прием/обработка заявок клиентов на поездки
- ведение раздела по деловому туризму компании на информационных порталах (оф.сайт, Фейсбук и т.д.)
- Рассылка информационных материалов по электронной почте существующей клиентской базе
- формирование и ведение новой клиентской базы
- обзвон клиентской базы по существующим услугам компании
- бронирование авиа-билетов и гостиничных номеров
- оформление виз, страховок, приглашений

Полное оформление поездок танцевально-спортивных команд на европейские и мировые
чемпионаты, турниры, конкурсы, фестивали, сборы :
- отслеживание главных чемпионатов мира на оф.сайтах федераций и организаций
- составление официального Положения о поездке (свод требований и правил)
- формирование рейтинга рос.команд по итогам года - составление официальных приглашений-вызовов спонсорам или другим лицам , в том числе, на англ.яз.
- работа с пошивочным центром по заявкам коллективов на изготовление спортивных костюмов сборной команды России
- бронирование гостиниц для участников, составление rooming-листов, расселение, отслеживание deadline
- организация питания танцоров на все дни проведения мероприятия
- составление логистики и трансферов команд между странами
- покупка\заказ жд, авиабилетов, автобусов, машин…
Визовые вопросы:
- оформление медицинских страховок (шенгенских и спортивных) на участников
- заполнение\ проверка визовых анкет участников
- сбор\ формирование\проверка полного пакета документов участников
- личное посещение посольств\визовых центров с целью подачи документов на выезжающих танцоров (на основании Доверенности от третьего лица), а так же получение паспортов с готовыми визами (за один визит подаются документы от 50 до 300человек)
- составление официальных писем\прошений\просьб на имя генерального консула, в том числе, на английском
По окончанию чемпионата:
написание статьи и фото-отчета о состоявшемся мероприятии для оф.сайта ОРТО, составление\отправка благодарственных писем , закрывающих финансовых документов по поездке, анализ состоявшейся поездки с президентом организации.

- распределение входящих телефонных звонков
- консультирование гостей по услугам гостиницы (в том числе, иностранцев)
- проведение экскурсий по гостинице гостям, делегациям, менеджерам тур.агентств
- проведение мониторингов других отелей по определенным услугам и ценам
- работа с клиентской базой
- рассылка информации
- подготовка документов, писем, счетов, актов
- работа с входящими\исходящими документами (канцелярия)
- помощь гостям в пользовании орг.техникой
- администратор комнаты переговоров (подготовка к мероприятию, поддержание порядка, помощь гостям в проведении конференций)
- помощник руководителя
- оформление информационных папок для номеров отеля