Бизнес ассистент/помощник руководителя

Административная поддержка работы руководителя;
• Контроль работы персонального водителя и курьеров;
• Проведение переговоров с ключевыми клиентами компании, заключение договоров;
• Работа с документами: подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива
• Travel-поддержка: организация командировок для сотрудников, заказ билетов, аренда транспорта, бронирование гостиниц, организация трансферов;
• Проведение маркетинговых исследований, консультаций по вопросам коммерческой деятельности, финансов и управления.

Результаты:
• Организована продуктивная административная работа в рамках значительной зоны ответственности;
• Обеспечена регулярная профессиональная поддержка руководителя на высоком организационном уровне;
• Организована системная оперативная travel-поддержка руководителя в поездках по России.

• Обеспечение безопасности в части проверки новых сотрудников перед оформлением на работу в штат компании;
• Обеспечение пропускного режима при въезде автомобилей, формирование заявок на временный, разовый пропуск для сотрудников для прохода на площадку для строительства (нефтеперерабатывающий завод);
• Ведение деловой переписки и ежедневной коммуникации с коллегами на английском языке;
• Заказ питьевой воды / канцелярских принадлежностей в офис;
• Управление персоналом (3 офицера по безопасности, 20 охранников, 5 персональных водителей): планирование, организация, мотивация, контроль работы. Контроль учета рабочего времени сотрудников и предоставление данной информации в отдел кадров.

Результаты:
• Выстроена системная работа отдела, восстановлены бизнес-процессы;
• Исключены ситуации, представляющие риски для компании;
• Организована оперативная административно-хозяйственная деятельность.

Организация административной и бизнес-поддержки работы руководителей: планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, телефонных переговоров, ведение и корректировка рабочего календаря. Выполнение поручений широкого спектра;
• Составление исходящих писем и подготовка ответов на требования для ИФНС, Пенсионного Фонда, Фонда Социального страхования;
• Проведение совещаний с начальниками управлений, селекторных совещаний с бухгалтерией, постановка задач;
• Протоколирование совещаний генерального и финансового директоров;
• Работа с договорами (составление, внесение корректив, разработка дополнительных соглашений и приложений к ним);
• Взаимодействие с контрагентами (контроль выполнения задач по срокам, своевременное предоставление актов, счетов, накладных);
• Согласование реестров на оплату, ведение и контроль графика платежей;
• Снабжение, заказ расходных материалов. Получение наилучших условий от поставщиков;
• Оплата счетов, в т.ч арендных и ЖКХ платежей.

Результаты:
• Организована работа по сопровождению открытия ООО (регистрация, внесение изменений в учредительные документы посредством ЭЦП, работа с учредительными документами);
• Выстроено управление АХО;
• Выстроена оперативная travel-поддержка Финансового директора;
• Организовано движение документов (прием, хранение, архивирование, передача);
• Выстроено взаимодействие с ЦБ РФ, СРО «МИР» - отправка отчетности по микрокредитной организации.

Управление операционными и хозяйственными процессами гостиницы (78 номеров, 3 этажа);
• Координация работы службы приема и размещения, хаускипинга, ресторана, охраны;
• Контроль и отслеживание работы службы приема и размещения отеля в отношении удовлетворенности сотрудников, гостей, увеличения эффективности и оптимизации затрат;
• Контроль состояния номерного фонда, обеспечение исправности инженерно-технических систем и инфраструктуры;
• Контроль процессов закупок и снабжения, взаимодействие с поставщиками, контроль сроков и качества поставок.

Результаты:
• Выстроена эффективная работа всех служб, входящих в состав, повышена эффективность бизнес-процессов;
• Обеспечено поддержание высокого уровня сервиса, комфорта, атмосферы доброжелательности в гостинице, а также корпоративных стандартов;
• Обеспечена стабильность штата сотрудников, минимизирована текучесть персонала;
• Обеспечено соблюдение СанПиН в целом по отелю.

Учёт хода проведения строительно-монтажных работ на объектах Минобороны России;
• Сверка данных с Департаментом строительства Минобороны России;
• Обработка информации недельно-суточных графиков производства работ с объектов строительства Предприятия.