Руководитель отдела документооборота

Полное ведение Документооборот:
1. Первичная настройка программы для полноценного перехода документооборота компании в 1С Документооборот
2. Обучение сотрудников работе в 1С
3.Отслеживание корректности заведения документов в 1С;
4.Заведение документов на согласование;
5.Проверка печатной формы документов и подписание у генеральных директоров;
6.Добавление сканов в 1С и завершение процесса работы с документом, т.е. установка графы «Подписан»;
7.Хранение подписанных документов в папках, ведение реестров;
8.Заведение новых функций в 1С, исправление некорректной работы программы, заведение новых схем согласования, добавление новых пользователей, новых видов документов, предоставление новых прав или их ограничение и т.д.

Контроль своевременной отправки подписанных документов контрагентам
Отправка документов, посылок в регионы
Заказ канцелярии и продуктов
Заказ пропусков
Покупка билетов и бронь гостиниц
Организация встреч и совещаний руководства
Организация корпоративов компании

 Планирование рабочего дня руководителя, ведение рабочего графика (Outlook);
 Контроль обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства (в системе электронного документооборота), обеспечение унифицированной формы документов;
 Контроль исполнения поручений и проверка отчетов сотрудников;
 Планирование и координация внутренних и внешних деловых встреч, заседаний, еженедельных совещаний первых лиц компании, переговоров (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
 Ведение и оформление протоколов;
 Составление писем, служебных записок, приказов, регламентов;
 Работа в программах 1С Делопроизводство и Мосэдо
 Обеспечение работников расходными материалами и хозяйственными товарами (канцелярские товары, бумага, вода, и др.), оформление пропусков;
 Ведение табелей рабочего времени.

 Организационно - техническое обеспечение административно - распорядительной деятельности руководителя;
 Планирование рабочего дня руководителя, ведение рабочего графика (Outlook);
 Ведение делопроизводства и документооборота отдела, работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией (учет, регистрация, хранение документов, полученных и отправленных писем в бумажном и электронном виде и т.п.)в 1С Документооборот;
 Ведение и оформление протоколов в 1С Документооборот;
 Контроль правильности оформления сотрудниками исходящих и внутренних документов, а также правильного формирования отчета по исполнению документа в системе ЭДО;
 Составление писем, служебных записок, приказов, регламентов;
 Контроль исполнения поручений и проверка отчетов сотрудников;
 Организация и координация деловых поездок/командировок руководителя;
 Планирование и координация внутренних и внешних деловых встреч, заседаний, еженедельных совещаний первых лиц компании, переговоров (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
 Решение административно-хозяйственных вопросов;
 Контроль за своевременностью закупок канцелярских принадлежностей, бытовых товаров и прочих материальных ценностей;
 Подбор и адаптация сотрудников секретариата и Управления;
 Оптимизация и контроль работы курьеров (2 человека);
 Координация работы сотрудников Управления комплектации и логистики(19 человек);
 Ведение табелей рабочего времени.

 Планирование, координация и ведение рабочих графиков руководителей (Собственник и генеральный директор);
 Полное ведение документооборота организации;
 Организация приема посетителей, гостей (ведение внешних и внутренних встреч).;
 Ведение деловой переписки, оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов компании (составление приказов, распоряжений, служебных записок, протоколирование совещаний).;
 Контроль сроков исполнения поручений руководителей.;
 Travel- поддержка (визовая, трансфер, бронирования гостиниц сбор документов).;
 Управление личными делами руководителей;
 Организация переездов офиса;
 Руководство административно-хозяйственным отделом (6 человек);
 Заключение хозяйственных договоров;
 Обеспечение работников организации канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода;
 Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (Оформление приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений, должностных обязанностей, личных карточек Т-2; разработка унифицированных нормативных документов организации, таких как правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работника, должностные инструкции, штатное расписание и т.д.; предоставление справок и копий трудовых книжек по запросам сотрудников)
 Подбор и адаптация персонала среднего и высшего звена.

 Полная административная поддержка руководителя;
 Ведение рабочего графика;
 Полное ведение документооборота компании;
 Прием телефонных звонков;
 Ведение отчетности по отделу продаж;
 Координация доставки продукта;
 Обновление прайс-листов, передача их потребителям;
 Контроль правильности оформления и сроков подготовки договоров;
 Регистрация договоров;
 Контроль дебиторской задолженности;
 Работа в программе 1С, Клиент-банк и других программах организации