Персональный ассистент / Переводчик

поддержка трех руководителей-экспатов, сбор и обработка информации, заказ билетов, оформление трансферов, ведение деловой переписки на английском языке. Взаимодействие с административными отделами главного офиса и представительствами компании НТТ Европа (Англия, Франция, Испания.Германия) и НТТ Азия (Тайвань, Тайланд, Сингапур), учитывая специфику стран, квартальная отправка счетов, актов в данные подразделения.

- регистрация иностранных сотрудников в строго обусловленные сроки, отслеживание и контроль сроков получения разрешений на работу, взаимодействие с поставщиками юридических услуг, переписка с ответственными лицами по вопросу получения приглашений

- перевод юридической и финансовой документации, контрактов с поставщиками (сфера ИТ услуг), отчеты руководителей после совещаний

- синхронные переводы во время встреч руководителя с уполномоченными лицами в налоговой инспекции, банках, нотариальных конторах, таможенных органах

-переписка с представителями банков касательно открытия банковских счетов для иностранных сотрудников, назначение встреч

- работа с договорами, перевод и нотариальное заверение документов, оформление документов для таможенных органов при необходимости получения посылок из Японии, коммуникация с сотрудниками EMS, составление документов необходимых для прохождения данной процедуры
-согласование и утверждение по внутренним формам документации сумм для административных нужд
- работа в системе NBOSS (заведение заказа на покупку, его утверждение, прикрепление подтверждающих документов: счетов и т.д.)

-помощь в поиске жилья для экспатов, взаимодействие со службами ЖЭК, электриками, сантехниками помощь в осуществлении перевода при возникновении проблемных бытовых (аварийных) ситуаций

- оформление документов после командировок руководителей, создание отчетов по затратам после деловых обедов/ужинов

- взаимодействие с отделом продаж, получение документации из отдела и последующая их отправку вместе с финансовыми документами, регистрация контрактов и отслеживания их сроков действия, оформления контрактов поставщиков некоторых услуг в программе NBOSS, согласование сумм и сроков осуществления.

- создание списков клиентов для отправки новогодних подарков, согласование заказа с руководителями и бухгалтерией, заказ визиток

- тайм-менеджмент, еженедельные отчеты руководителям, отчеты о проделанной работе и личностном развитии каждые полгода.

Своими достижениями могу назвать создание четкого плана получения разрешительной документации для экспатов, формирование архива организации с 2008 г.., создание системы отправки документации в зарубежные представительства компании с поиском контактных лиц, создание плана отслеживания сроков оплат услуг поставщиков по контрактам и проектам

Описание: документальная поддержка двух руководителей (один из руководителей – экспат, г. Токио), ведение календаря, рассылки, протоколирование совещаний, работа с договорами и техническими заданиями на всех этапах подписания, подготовка отчетов о расходах, формирование бюджета для командировок сотрудников, перевод презентаций маркетинговой и финансовой тематики, работа с маркетинговой продукцией: размещение определенной линейки моделей грузовиков на сайте, работа с каталогами.

Написание бизнес-писем, оформление бизнес-писем на русском и английском языках в посольства, таможни, представителям других организаций, трэвел – координация.

(трансферы, бронирование отелей), ведения графика командировок сотрудников, табеля учета рабочего времени, работа с контрагентами (курьеры, заказ воды), работа с договорами по аренде (перевод условий с готовыми комментариями для руководителей (фиксация курса, площадь помещений), контакты с банками по требованию руководства, назначение встреч.

Достижения:

Удалось наладить четкую коммуникацию между офисами компании в городах: Москва –

работа с клиентами по телефону, предоставление качественного сервиса клиентам
• продвижение и продажа банковских продуктов, привлечение новых клиентов
• введение и поддержка существующих клиентов
• поддержка новых сотрудников
• взаимодействие с различными департаментами, для решения отдельных проблем клиента
Обслуживание клиентов в рамках мультифункционального call-center.
•Предоставление клиентам консультаций по продуктам и услугам банка.
•Оперативное решение запросов и текущих операционных проблем клиента.
•Осуществление банковских переводов, транзакций, блокировка/разблокировка банковских карт.
•Продажа банковских продуктов и услуг позвонившим клиентам.

с декабря 2011г. - перешла на должность помощник руководителя.

Подчинение двум руководителям дивизионов клиентской поддержки и HR.
Ведение календаря руководителей, ведение документов в системе внутреннего электронного документооборота, форматирование документов, составление презентаций в том числе на английском языке
организация встреч, телефонных переговоров Руководителя, передача информации, почта;
- работа с ПК (Internet Explorer, Word, Excel, Outlook, Lotus Notes, DocsVision, SAP) и с офисной техникой (факс, принтер, ксерокс, сканер);
- организация транспортных поездок;
- информационная поддержка руководителей;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя и контроль их исполнения;
- организация приёма посетителей (чай‚ кофе);
- выполнение поручений руководителя;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний, переговоров (бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка материалов к совещанию);
- обеспечение департамента канцелярскими принадлежностями;
- ведение электронной базы данный, ввод информации;
- контроль за исполнением служебных записок и заявок и других документов;
- своевременное предоставление во внутренние службы отчётных документов;
- составление презентаций;
- составление финансового отчёта;
- оформление виз, заказ авиабилетов;
-заведение представительских расходов в программе SAP;
- сотрудничество с Travel-агентствами;
- составление табеля учета рабочего времени.
- формирование электронного архива

Достижения: выработка плана индивидуального развития для персонала в рамках треннингов team-building с последующим использованием данных по каждому сотруднику в KPI

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, работа с базой Lotus, ответы на входящие звонки, бронирование переговорных, заказ и бронирование билетов для руководителя, помощь при подготовке презентаций, перевод материалов аналитического характера для экспатов.