Личный помощник

- Обработка, перевод (на англ.) и распределение входящей корреспонденции;
- подготовка и перевод (на русский яз.) исходящей корреспонденции;
- входящие/исходящие звонки;
- travel-support (авиабилеты, бронирование отелей, оформление виз и приглашений) для сотрудников центра (14 иностранцев);
- встреча и приём посетителей директора, участие в переговорах, совещаниях - последовательный перевод на них и ведение протоколов совещаний;
- поиск, обработка и структурирование большого объёма информации по различным темам;
- взаимодействие с органами государственной власти, сторонними организациями, посольством Таиланда в Москве, банками по вопросам центра;
- выполнение поручений директора;
- обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
- иммиграционная поддержка для иностранных работников центра (14 чел.): подача заявки на квоту, оформление разрешений на работу, приглашений, продление виз, оформление уведомлений в УФМС о прибытии иностр.гражданина, размещение заявок в территориальном ЦЗН, оформление ИНН для иностранцев в налоговой инспекции.

- Размещение заказов на вентиляционное и климатическое оборудование у зарубежных поставщиков (Китай, Австрия, Италия, Швеция);
- Организация отгрузок от зарубежных поставщиков различными видами транспорта (морские контейнеры, авто-, авиа-перевозки);
- Работа с транспортными компаниями (запрос тарифов, отбор, размещение заказов, отслеживание движения грузов);
- Проверка и корректировка товарно-транспортной документации;
- Страхование грузов;
- Общение (телефонные и скайп-переговоры, переписка) с зарубежными поставщиками, таможенными брокерами, транзитными складами, транспортными компаниями, страховыми компаниями;
- Помощь таможенному брокеру в подготовке документации для таможенной очистки грузов;
- Ведение взаиморасчётов с зарубежными поставщиками и транспортными компаниями;
- Оформление претензий в страховую компанию в случае повреждённого или утраченного груза;
- Организация временного ввоза оборудования в качестве экспонатов для выставок;
- Ведение внутренней базы данных компании (SAP, Axapta) по контролируемым поставкам.

- Ведение документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, её распределение, перевод), подготовка инструкций, распоряжений по компании, контроль за сроками их выполнения;
- входящие/исходящие звонки для директората (3 директора) компании;
- построение рабочего дня директора (ведение его календаря);
- организация встреч, совещаний, тренингов (в т.ч. на англ.языке), последовательный перевод на совещаниях;
- ведение протоколов совещаний (в т.ч. на англ.языке);
- поиск, обработка, анализ информации по различным темам;
- travel-support (авиабилеты, бронирование отелей, заказ такси);
- выполнение поручений директора;
- решение административно-организационных вопросов.

- перевод входящей и исходящей документации, научно-технической литературы;
- подготовка семинаров, тренингов и совещаний;
- ведение протоколов совещаний;
- подготовка научно-технических отчётов и публикаций; -проведение технических туров по предприятию для иностранных делегаций.