Секретарь-делопроизводитель

Осуществление организации документооборота в подразделении и с использованием программы "Дело", "AСУ МТС", работа MS Office, C1, обеспечение оформления заявок-карточек для выдачи постоянных пропусков работникам подразделения и временных пропусков работникам, прибывшим из других организаций, оформление служебных записок о приёме на работу, переводе, на стройке рабочих мест( установка компьютера, настройка оргтехники, средств связи, создание учётной записи, электронной почты, о предоставлении доступа к сетевым папкам, об установки программ "Интернет", "Консультант Плюс", "АСУ МТС", "Дело" и т.д., разработка номенклатуры дел подразделения, приём, регистрация, хранение, входящей корреспонденции, регистрация и направление исходящей корреспонденции в структурные подразделения и в другие организации, а так же техническая передача документов, хранение копий исходящих документов с отметками о получении документов, уведомление работника (исполнителя, подготовившего документ) подразделения об отправке исходящего документа в структурное подразделение путём отправки копии исходящего документа на адрес электронной почты работника(исполнителя, подготовившего документ), в соответствии с резолюциями и поручениями руководящего состава подразделения осуществление передачи документов на исполнение работникам подразделения, оперативный учёт прохождения поручений (документов) , подлежащих контролю, контроль за своевременным и полным исполнением поручений и указаний руководящего состава подразделения, ведение контрольно-регистрационной картотеки по поручениям (документам), подлежащим контролю, регулярное информирование руководящего состава подразделения о результатах контроля, снятие поручений с контроля после их выполнения, определение причины несвоевременного исполнения работниками подразделения поручений руководящего состава, ведение журнала учёта передачи документов( на бумажном носителе и в электронной форме), который используется для регистрации движения документов на бумажном носителе, подготовка и сдача в архив документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационной картотеки или компьютерных банков данных, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив, приём входящей корреспонденции подразделения имеющейся в Общем отделе, уведомление структурных подразделений о несостоявшихся торгах, запросах котировок цен, о заключении договора, ежедневное пополнение архива документаций о торгах и извещений о проведении запроса котировок цен в единой базе данных подразделения( документы размещаются в электронной форме) , сбор замечаний структурных подразделений к проектам документаций о торгах, запросах котировок цен и осуществление ежедневного пополнения архива замечаний в единой базе данных подразделения, замещение менеджера подразделения, а так же иные обязанности по вопросам, относящимся к компетенции специалиста подразделения.

Составление служебных записок, ведение отчётности, ведение журнала поступивших заявок на аукционы, конкурсы, котировки, получение заявок в печатной(конверт) и электронной форме, контроль на электронной площадке торгов сбербанк за поступившими аукционами, проверка в базе данных РНП подавших заявку на участие, составление полного комплекта документов исполнителю по аукциону, передача по электронной почте и бумажного экземпляра, работа на единой торговой электронной площадке, площадке "Госзакупки", сайте закупки.гов Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов, составление протоколов, визирование и размещение на сайте, ведение и контроль документов в папках и т. д.

Распорядок дня, оформление командировок, пропусков, документов на подпись, оповещение о распоряжениях по телефону, почте, устно и в программе "Дело", координация водителя, тесное взаимодействие с секретарями, посетителями, регистрация документов, документаций, служебных записок и их составления и исполнения, контроль выполнения исполнителями поручений, ведение таблиц учёта закупок организации и подведомственных организаций, ежедневные дополнения, внесения изменений и соблюдение актуальности данных в таблице в режиме их поступления, ведение отчётности, получение информации у исполнителей о заявках, контроль передачи в подразделения для визирования и т. д.

Работа в программе "Дело"
делопроизводство, документооборот.

поиск новых клиентов, заключение и оформление договоров, ведение базы данных, ведение отчётности, ведение переговоров, работа с существующей базой данных.