Заместитель начальника отдела АХО

Разработка годовых планов материально-технического обеспечения на основе определения потребности подразделений организации в материальных нуждах. Составление материальных балансов и заявок на поставки. Заключение договоров поставок по материально-техническому обеспечению организации, принятие мер по расширению прямых, постоянных и долгосрочных хозяйственных связей с поставщиками. Обеспечение полной реализации планов снабжения в соответствии с установленным количеством, качеством поставок. Выполнение работы, связанной с подготовкой претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств. Организация работы складского хозяйства, обеспечение сохранности поступающих материальных средств, проведение инвентаризации. Составление отчетности по выполнению плана материально-технического обеспечения организации.

Ежедневно в установленные сроки получение и просмотр поступивших документов, проведение регистрации и осуществление контроля за их исполнением. Подбор документов требующих немедленного рассмотрения, подготовка их для доклада руководству. Получение от исполнителей ответные и инициативные документы, контроль правильности их исполнения в соответствии с инструкцией по делопроизводству, передача документов на подпись. Подготовка и предоставление, квартальных отчетов о работе со служебной корреспонденцией.

Подготовка документов необходимых для начала работы отдела. Разработка и ведение бюджетных расходов на нужды отдела. Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенности, платежных документов за поставленные расходные материалы. Координация работ по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота отдела. Ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов. Проведение инвентаризации хозяйства отдела.

Организация комплексного технического обслуживания инженерных систем, коммуникаций здания. Закупка и поставка запасных частей и материалов, необходимых для проведения планово-предупредительных и текущих работ. Организация круглосуточной диспетчерской службы, обеспечивающей контроль над работой инженерных систем. Своевременное проведение сезонных мероприятий по подготовке систем и оборудования к работе в осенне-зимний период. Ежемесячное предоставление отчета о проделанной работе, ведение архива исполнительной и технической документации.