Помощник руководителя / Начальник АХО / Секретарь-референт / Офис-менеджер

Административно-хозяйственная работа
- Руководить работниками отдела.
-Обеспечивать подразделения компании мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
- Организация и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
- Организация и оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения предприятия, а также вести учет их расходования и составлять установленную отчетность
- Контроль и рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
- Осуществление взаимодействия с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания.
- Вынесение на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению хозяйственного обслуживания предприятия и его подразделений.
- Подписание и визирование документов в пределах своей компетенции.
- Выносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении подчиненных ему работников; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
- Сообщать руководителям подразделений предприятия об имеющихся в работе возглавляемых ими подразделений недостатках (перерасход материалов и средств, порча оборудования и инвентаря) и требовать их устранения.
Работа Помощника руководителя.
- Полная административная и информационная поддержка руководителя.
- Планирование и контроль рабочего графика руководителя.
- Travel- поддержка (заказ билетов, бронирование, визовая поддержка).
- Ведение документооборота в полном объеме, прием/отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, сканирование, направление документации и поручений руководства сотрудникам Банка, контроль за исполнением поручений.
- Печатные и копировально-множительные работы.
- Работа с офисной мини-АТС, оргтехникой (факс, сканер, принтер, копировальный аппарат).
- Контроль и фиксация поручений и распоряжений.
- Выполнение личных поручений.
- Прием и распределение входящих звонков.
- Встреча посетителей (чай, кофе), предоставление им необходимой информации.
- Оповещение участников встреч и совещаний о времени, месте, повестке мероприятия

- входящая документация (регистрация «Входящих документов», папка «Входящие документы»)
- исходящая документация (регистрация «Исходящих документов», папка «Исходящие документы»)
- Приказы (подготовка Приказов, регистрация «Приказов», папка «Приказы»)
- Доверенности (подготовка Доверенностей, регистрация «Доверенностей», папка «Доверенности»)
- Договоры (оформление Договоров, реестр регистрации Договоров)
- рассылка информации организациям по факсу и электронной почте
- работа с курьерами по доставке корреспонденции, и входящей документации
- встреча гостей, буфет
- входящие и исходящие звонки
- электронная почта отслеживание входящей, и отправка исходящей информации
- сканирование и копирование документации
- подготовка документации на подпись Руководителю
- подготовка и передача документации для Бухгалтерии и отдела Кадров
- передача отработанной документации Партнерам
- отправка отработанной документации Партнерам по Почте
- подготовка документации для передачи на Объекты по Реестрам
- обработка полученной документации с Объектов
- сканирование закрывающих документов на получение товара
- деловая переписка и информирование Партнеров
- выполнение распоряжений Руководителя, Коммерческого директора

- ведение делопроизводства в соответствии с нормативами документооборота (Приказы, Доверенности, Распоряжения, Договоры (регистрация), 1С – выставление Счетов, Актов Контрагентам)
- деловая переписка и информирование партнеров
- организация отправки и получения почтовых отправлений, работа с курьерами
- подготовка и отправка Статистических отчетов (ежеквартальные, ежегодные отчеты)
- прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС)
- работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс, шредер)
- организация командировок для сотрудников (служебные задания, командировочные удостоверения)
- координация работы офиса
- планирование рабочего дня руководителя.
- контроль исполнения поручений.

- работа с документацией (внутренний и внешний документооборот)
- мониторинг (сбор и обработка информации)
- работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс)
- деловая переписка и информирование партнеров
- прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС)
- организация встреч и переговоров руководителя
- прием посетителей
- координация работы офиса, заказ пропусков

- ведение делопроизводства
- деловая переписка и информирование партнеров
- прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС)
- работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс, шредер)
- планирование рабочего дня руководителя.
- контроль исполнения поручений.
- организация встреч и переговоров руководителя
- прием посетителей
(коллектив более 500 сотрудников)