Ассистент, помощник юриста

• Вела электронный реестр договоров (покупка, продажа, услуги, банковские договора, займы, хозяйственные договоры по филиалам), вела бумажный архив, а так же создавала электронный архив вышеперечисленных договоров путем занесения на портал компании;
• Регистрировала и распределяла входящую и исходящую документацию;
• Заводила на согласование в 1 С 8 Документооборот договоров и другой документации;
• Издавала и подготавливала к подписанию Приказы по основной деятельности предприятия с последующей рассылкой для ознакомления;
• Занималась Оформлением, отправкой и получением писем на Почте России;
• Взаимодействовала с курьерскими и другими службами доставки и отправки корреспонденции;
• Занималась приемкой и подготовкой на подпись директору компании всех документов пересылаемых филиалами;
• Вела кадровый документооборот около 1 года, в период отсутствия на предприятии должности кадрового специалиста;
• Организовывала Тайм менеджмент руководителя
• Планировала рабочий дня Руководителя (определяла приоритеты встреч, планировала и организация встреч);
- Подготавливала и протоколировала совещания;
• Осуществляла Контроль исполнения поручений;
• Осуществляла Личные поручения (до 30% рабочего времени):
• Осуществляла Планирование и администрирование бюджета (рабочего и личного: поездки, командировки, личные и семейные траты - финансовая отчетность, ведения счетов)
• Занималась Организацией поездок, (визовая поддержка, бронирование билетов, гостиниц, автомобилей, ресторанов, организация трансфера, составление детальной программы визита и т.д.) руководителей и сотрудников организации.
• Осуществляла Регулярное информирование о текущем состоянии дел в Компании;
• Вела подготовку и сопровождение деловой переписки Руководителя
• Поддержка менеджеров команды (travel, авансовые отчеты, ведение табеля рабочего времени);
• Осуществляла административную и организационную поддержку руководителя
• Осуществляла сопровождение организации простых и нотариально заверенных переводов на русский и иностранные языки
• Осуществляла контроль подписания документов и получения оригиналов
• Организовывала и координировала встречи, совещания, переговоры;
• Подготавливала материалы к совещаниям;
• Осуществляла заказ офисного снабжения (чай/кофе, вода, комус, мебель и пр.)
• Вела активную и многочисленную работу с документацией (сканирование, копирование, отправка документов).

Достижения:
• Осуществляла контроль подписания документов и получения оригиналов;
• Умею работать в команде на результат и помогать руководителям департаментов;
- Сопутствовала внедрению на портале предприятия электронного реестра договоров;
- Наладила порядок в документах и хозяйственность в офисе

Обязанности: именно я занималась
- оформлением приема, перевода, отпусками, увольнения сотрудников компании ;
- а так же прием и увольнение иностранных сотрудников компании, с оформлением необходимых форм и документов по иностранцам в соответствующие органы;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- формирование и ведение личных дел сотрудников предприятия; заполнение кадровых журналов;
- ведение делопроизводства предприятия ;
- регистрация и хранение входящей и исходящей корреспонденции, - донесение корреспонденции до сотрудников предприятия;
- отправление, оформление и получение писем предприятия на Почте России;
- сканирование, ксерокопирование всех документов предприятия; - отслеживание, переписка и отправка электронной почты предприятия; - оформление командировок для сотрудников предприятия ;
- заказ билетов и гостиниц для сотрудников предприятия и их гостей; - печатание и оформление официальных писем ;
- приём и распределение входящих звонков на предприятии АТС;
- поддержание офиса: заказ канцтоваров, хозяйственных товаров,
представительских, воды, техники и т.д.