Руководитель секретариата

вела учет (базу, учетные карточки 7000 человек) Членов и Кандидатов РГО в соответствии с Уставом Общества;
вела учет и выдачу членских билетов;
организовывала взаимодействие (встречи, переписку) Региональных отделений с Исполнительной дирекцией РГО;
составляла справки (сводки) по работе Регионального отдела для предоставления Исполнительной дирекции РГО, Ученому совету РГО, сотрудникам РГО;
вела документооборот Центра регионального развития РГО;
принимала участие в организации работы Отдела делопроизводства по формированию Архива РГО (консультировала по формированию дел, входила в состав комиссии по оценке документов и подготовке их к хранению в Архиве);
занималась оформлением командировочных документов для сотрудников;
взаимодействовала с бухгалтерией организации по вопросу соответствия и своевременного предоставления отчетных документов по командировкам сотрудников, бюджету Центра регионального развития;
занималась Представительскими расходами Центра регионального развития РГО (организацией закупок продуктов и канцтоваров в офис), отчетностью по ним;
взаимодействовала с Юридическим отделом ВОО РГО по созданию юридических лиц в Региональных отделениях РГО: формировала пакеты документов, как предоставляемые Региональными отделениями юристам Исполнительной дирекции РГО, так и передаваемые в Регионы, консультировала Региональные отделения РГО по комплектации предоставляемых пакетов документов и вела учет до окончания регистрации;
принимала участие в подготовке и проведении мероприятий ВОО РГО с участием В.В. Путина и С.К. Шойгу (организовывала регистрацию: VIP персон, гостей и участников, СМИ, а также кофе-брейки для VIP и участников мероприятий).

разрабатывала номенклатуру дел;
унифицировала формы документов на бланках Холдинга в соответствии с нормами ГОСТа и осуществляла контроль соответствия;
разработала единую систему документооборота Холдинга с учетом специфики структуры, вносила изменения в соответствии с изменениями структуры;
осуществляла информационно-справочную поддержку структурных подразделений по вопросам деятельности Канцелярии;
осуществляла контроль приема и регистрации входящей/исходящей корреспонденции, оформления и хранения дел в соответствии с номенклатурой;
обеспечивала своевременную доставку корреспонденции руководству подразделений Холдинга;
проводила экспертизу, редактирование организационно-распорядительных и нормативных документов на предмет правильности составления и оформления в соответствии с унифицированными формами документации и требованиями Инструкции по делопроизводству;
организовывала своевременную доставку корреспонденции в офис (работала с почтовым отделением по заключению договора на обслуживание), отправку исходящей корреспонденции почтой и курьерской службой, регулировала взаимодействие и обмен информацией с подразделениями Холдинга в МО: электронной почтой, факсом, водителями-экспедиторами;
вела и контролировала прием звонков, составление и отправку телефонограмм (телеграмм);
организовывала подбор текущей документации по заявкам руководителей и сотрудников (ксерокопирование, сканирование, брошюрование);
следила за своевременным обеспечением канцелярии необходимыми принадлежностями, канцтоварами, картриджами;
вела финансовую отчетность по расходам канцелярии.
Руководила службой документального обеспечения (архивом):
отвечала за хранение Уставных документов всего Холдинга и работу с ними (16 юридических лиц);
контролировала (в соответствие со стандартом) оформление Дел, передаваемых на хранение в архив Холдинга, их учет и регистрацию;
вела базу данных архивных документов: технической документации, бухгалтерской документации, документов по основной деятельности всех подразделений (юридических лиц) Холдинга;
организовывала подбор архивных документов по заявкам руководителей и сотрудников (анализ по приоритетам и срочности исполнения);
принимала документы на хранение в архив;
осуществляла контроль хранения, доступа и уничтожения документов архива.

организовывала работу секретарей, курьера и водителя-экспедитора, обзвон по письмам, встречи в офисе и вне офиса, командировки руководства, работу с входящей и исходящей корреспонденцией;
вела график работы руководителей, график работы водителя, график посещаемости сотрудников (составляла табель), базу данных контактов руководителей (переговоры, встречи);
контролировала исполнение сотрудниками приказов, ведение документооборота, качество составления документов на бланках Организации в соответствии с ГОСТом, своевременное получение ответов на запросы, а также отправку ответов в Госорганы и др. организации;
осуществляла прием и распределение звонков, корреспонденции, прием посетителей, поздравление VIP персон и сотрудников, подготовку и своевременную отправку почтовых рассылов (до 2000 писем в одном), закупку канцтоваров и продуктов;
организовывала и контролировала подготовку документов для проведения конференций, семинаров, рабочих групп, текущей переписки;осуществляла подготовку внутрикорпоративных мероприятий;
занималась обучением секретарей;
обеспечивала бесперебойную работу отдела, решала различные организационные вопросы.

анималась постановкой документооборота с «0»;
рекламой (в печатных изданиях, в интернете);
развитием технического и программного обеспечения Агентства (обновление программы, взаимодействие с разработчиком, приобретение оргтехники, создание и ведение электронной базы данных, обновление информации на сайте);
организацией взаимодействия Отделов;
подбором и обучением секретарей работе со спецпрограммой, делопроизводству, с базой данных;
решением административно-хозяйственных вопросов.

Занималась: оформлением документов и ведением процесса регистрации юридических лиц в ИМНС РФ и фондах (составляла необходимые документы для регистрации, получения ОГРН и ИНН, формировала пакеты документов для сдачи в фонды);
осуществляла руководство курьерами.