Управляющая загородным домом

Обязанности:
• Управление загородным домом (3000 кв.м.) и прилегающей территорией
• В подчинении 16 человек
• Основная задача - разгрузить семью от любых бытовых задач.
• Самостоятельно нахожу решения, не отвлекая работодателя по пустякам
• Составление плана работы домашнего персонала
• Контроль за всем происходящим в доме и прилегающей территории
• Решение бытовых задач, связанных с семьёй и домом. (Организация доставок, заказ товаров и продуктов и т.д.)
• Контроль за состоянием дома: чистота, состоянием мебели и предметов декора, наличие необходимой бытовой химии, контроль за исправностью техники
• Своевременная передача информации о поломках главному инженеру и отслеживание выполнения поставленных задач
• Организация и отслеживание работы персонала дома (горничные, повара, хаусмастер, дворник)
• Контроль работы повара: согласование меню, использования продуктов с учетом пожеланий и предпочтений руководителя, а также рекомендаций врача и нутрициолога
• Решение всех конфликтных ситуаций внутри коллектива.
• Подготовка ежедневных и ежемесячных отчётов и планов закупок согласно бюджету
• Исполнение личных поручений работодателя
• Организация приема и размещения гостей и помощь в проведение семейных торжеств, банкетов, детских праздников
• Организация поездок и переездов
• Оформление интерьера (согласование проектов, закупка, поиск подрядчика, контроль)
• Работа со стилистом: согласование и закупка предметов одежды для всех членов семьи
• Взаимодействие с другими управляющими на других объектах (Москва, Сочи)
• Взаимодействие с главным инженером по строительным работам на территории домохозяйства
• Проведение плановой ежегодной инвентаризации имущества

Мои достижения:

1. Внедрение индивидуальной системы по учету затрат денежных средств

Создание управленческого учета для вашего домовладения (с помощью Гугл-таблиц):
✔️Учет рабочего времени сотрудников (автоматический сбор информации)
✔️Планы работ с учетом сезонности по каждому подразделению и отслеживанием выполненных работ
✔️Зарплатная ведомость с автоматическими подсчетами по посещению и штрафам
✔️Закупка продуктов, список покупок. Проверка для закупающего и проверяющего
✔️Технологические карты для повара с автоматическим выводом необходимых ингредиентов к покупке
✔️Движение денежных средств в разрезе дней. Сводные данные за месяц по статьям затрат.
✔️Контроль вещей переданных в химчистку, портной.
✔️Должностные инструкции для всех подразделений

2. Создание электронного архива в программе «Архивариус» по всем документам семьи
3. Создание видео-инструкции на основе закрытого сайта по управлению всеми подразделениями домохозяйства
4. Создание электронного гардероба всех членов семьи

1. Координация и контроль обслуживающего персонала, подбор персонала, сотрудничество с кадровыми агентствами.
2. Бюджетирование и оптимизация затрат всей финансово-хозяйственной деятельности, ведение финансовой документации и отчетности.
3. Оплата счетов и коммунальных платежей, налогов и др.
4. Составление должностных обязанностей, инструкций для всего персонала, составление графиков работ и отпусков
5. Работа с подрядными организациями и сервисными службами.
6. Обеспечение сохранности и содержание в исправном состоянии всего имущества семьи, в т.ч. всей бытовой техники и электроники на объектах, техники для работы на территории.
7. Проведение периодической инвентаризации имущества.
8. Выполнений функций референта, ведение личных дел работодателя.
9. Составление заявок на покупку продуктов, химии и др. расходных материалов, контроль за качеством закупаемой продукции.
10. Организация семейных праздников и др. мероприятий.

Наружная реклама, переговоры с Заказчиками на уровне руководства и заключение договоров, взаимодействие с Администрацией г. Мытищи по вопросам согласования и размещения объектов наружной рекламы, вопросы по вступлению организации в СРО, поиск тендеров, оформление ЭЦП, работа в системе Bicotender и Finetenders, аккредитация на площадках Сбербанк-АСТ, roseltorg, РТС-тендер и т.д, анализ документации, подготовка по установленным требованиям заявки и ее подача.

Составление и представление бухгалтерской и налоговой отчетности в рамках общего режима налогообложения. Отчеты во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР), статистика. Использование программы 1С Бухгалтерия 8.3. Вся первичная документация (касса, банк, з/п, ОС, материалы, авансовые отчеты). Работа с покупателями и поставщиками. Кадровое делопроизводство
Поиск тендеров, подготовка аукционной документации, аккредитация на площадках, подача заявки, участие.

Вся первичная документация, Зарплата и кадры, подготовка и сдача отчетов в ФСС и ПФР, составление и проверка Договоров, Банк. Опыт участия в аукционах и электронных торгах в качестве поставщиков.

- обработка первичной документации
- расчет з/п, отпусков, больничных, пособий, компенсаций; годовая и квартальная отчетность в ПФР,
ФСС.
- кадровое делопроизводство. Оформление, хранение приказов по движению кадров, личных дел,
трудовых книжек.
- расчеты с поставщиками и покупателями, счета-фактуры, акты сверок.
- кассовые операции и расчеты с подотчетными лицами (составление авансовых отчетов по
хозяйственным расходам и командировкам)
- банк, подготовка и отправка платежных поручений, выписки
- учет ОС, товарно-материальных ценностей, затрат, оказания услуг.
- оформление путевых листов