Помощник руководителя

- Получение ключей ЭЦП, аккредитация на площадках;
- Поиск тендеров по профилю компании, аналитика и подготовка документации к участию;
- Выставление оферт и заключение (портал поставщиков 2.0)
- Работа с тендерами, электронными аукционами, котировками, запросами предложений ФЗ-223, 44 ФЗ;
- Отслеживание и анализ результатов проведенных тендеров;
- По выигранным аукционам: составление протоколов разногласий, оформление банковских гарантий, заполнение Контрактов (по просьбе Заказчика), подписание Контрактов;
- Контроль исполнения подписанных обязательств.
Совмещение с договорным отделом:
Далее: по заключению Контракта:
- Оформление приказов (ответственных за объект); оформление допусков сотрудников на объект; копии всех необходимых удостоверений сотрудников (на выполнение работ) составление описей и т.п. - передача документов Курьеру.
- Подготовка закрывающих документов (для сдачи объекта)
Акт выполненных работ, кс-2, кс-3 (запрос у сметчицы), счет, счет-фактура (запрос у бух-ра), опись и т.п.
- Составление ежемесячных актов (при техническом обслуживании).

- Обеспечение жизнедеятельности офиса;
- Ведение протоколов еженедельных совещаний и важных встреч;
- Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений и распоряжений руководителя, решений и задач протоколов совещаний;
- Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю;
- Подготовка проектов писем, служебных записок;
- Travel-поддержка руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.);
- Подготовка и представление материалов к совещаниям, встречам (определение тем, вопросов, доведение до участников совещания, согласование);
- Работа с большими потоками информации в условиях многозадачности;
- Подготовка сводной информации по компании - Расходы (з/п всех сотрудников, аренда офиса, заказ воды, канцелярии, уборщица, и т.д) ежемесячно;
- Табелирование сотрудников, расчет з/п и выдача заработной платы.
- Осуществление деловой переписки;
- Обработка, регистрация, соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
- Выполнение личных поручений генерального директора;
- Взаимодействие с членами семьи руководителя.
Решение вопросов аренды;
Взаимодействие с типографиями, дизайнером, заказ рекламных материалов (визитки, календари, пакеты).
Учет и контроль выходов/не выходов, опозданий, отпусков, отработок сотрудников
- Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов, сотрудников, организация подарков.
- Организация корпоратива