Офис-менеджер

Ввод текущей информации в базу данных. Ведение деловой переписки и телефонных переговоров; ведение делопроизводства и кадрового учета; обязанности секретаря. Составление писем, запросов, подготовка ответов на полученные письма, составление реестров.
Встреча и размещение участников тренинга.Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, проведение предварительных консультаций клиентов по телефону, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, с мини АТС,с оргтехникой, электронной почтой и Интернетом. Организация получения корреспонденции по юридическому и фактическому адресам. Выполнение копировальных работ,работ по обеспечению кадровой деятельности компании, обеспечение сотрудников компании канцелярскими принадлежностями.
Закупка канцелярских и хозяйственных товаров, запись посетителей по телефону,
Консультирование клиентов по предоставляемым услугам. отправка исходящей корреспонденции, оформление договоров,прием и распределение входящих звонков.

Отличные знания правил и методов организации работы офиса, оптимизация электронного документооборота, этики взаимоотношений в рабочем коллективе, стандартов делопроизводства.

Администрирование и оформление складских, логистических процессов. Проведение инвентаризации.Ведение деловой переписки и общение с партнерами и заказчиками компании по вопросам предоставляемых документов. Учет и архивирование документации , контроль почтового офисного оборота фирмы. Работа с оргтехникой. Проверка корректности составления первичных документов (товарных накладных, счетов-фактур) согласно расходным ордерам. Осуществление работы по жизнеобеспечению офиса: заказ канцелярии, воды, кофе, чая, расходных материалов.

Планирование и контроль рабочего дня руководителя, встреча посетителей руководителя; ведение конфиденциальной переписки руководителя и делопроизводства компании, организация переговоров, организация деловых поездок, подготовка аналитических и справочных материалов, выполнение письменных переводов, курирование и контроль исполнения поручений руководителя, в том числе личных. Прием входящих телефонных звонков. Учет и архивирование документации фирмы, получение документов в Сбербанке РФ, сдача отчетности в ИФНС, ФСС И ПФР. Осуществление работы по жизнеобеспечению офиса: заказ канцелярии, воды, кофе, чая, работа с оргтехникой.

Проверка обоснованности данных и сведений об указанных страховых случаях, выполненных подрядчиками, формирование счетов, подготовка и передача их на оплату, внесение в корпоративную бузу данных. Составление архива в электронном и бумажном виде.