Секретарь, помощник руководителя

-Организация и ведение документооборота;
-Мониторинг электронной почты (с последующей регистрацией входящих писем);
-Электронный документооборот в 1С (8.0);
-Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Соблюдение конфиденциальности служебной информации;
-Работа с входящей корреспонденцией (регистрация, направление их должностному лицу, получение документов с резолюцией и доведение до исполнителей, частичный контроль исполнения согласно распоряжению и поручению руководителя);
-Работа с исходящей корреспонденцией (Регистрация, отправление почтой России или нарочным (составление реестра, организация хранения реестра отправлений нарочным), Контроль получения писем адресатом);
-Контроль исполнения документов (служебных документов, входящих писем с поручением руководителя);
- Отправление корреспонденции почтой (Почта России, Экспресс почта, отправление нарочным);
-Оформление приказов и распорядительных внутренних документов, регистрация служебных документов, доведение до исполнителей, частичный контроль, согласно распоряжению;
-Создание реестров учета документов и отправляемой корреспонденции (ведение базы данных);
-Осуществление систематизации хранения документов.
Опыт и полученные навыки:
-Работа с документами «Для служебного пользования»;
-Работа с фельдъегерской службой;
-Отправление писем Почтой России (составление списков для почты, печать конвертов в программе MS Access)
-Обучение делопроизводству работника (секретаря) с «нуля» и введение в работу;
-Работа с учредительными документами (контроль наличия нотариальных копий документов и организация хранения)

-Делопроизводство (Входящая и исходящая корреспонденция по утвержденной номенклатуре, составление приказов и распоряжений, составление служебных записок; учет служебной документации, сдача в архив согласно номенклатуре дел; ведение рееста дел)
-Учет рабочего времени и табелирование (художественного руководства театра (балет, опера, хор), администрации театра)
-Отправление почтой Росси (составление реестра для почтовых отправлений)
-Отправление нарочным (составление путевого листа и контроль отправлений)
-Работа в СЭД (Система электронного документооборота при Правительстве г.Москвы). Обучение и получение сертификата на разрешение работы в системе.
-Оформление электронной учредительной документации на портале, находящемся под контролем Департамента Культуры (введение информации и заполнение паспорта)

- Работа с поступающей корреспонденцией (последующая регистрация и доведение информации до исполнителей)
- Работа с мини-АТС (входящие звонки)
-Организация совещаний руководителей (внутренние совещания, запись протокола совещаний под диктовку руководителя, оформление протокола совещания)
-Организация приема гостей (оформление пропуска и проезда, организация переговоров и все необходимое для завершения)
-Закупка необходимых канцтоваров
-Работа с оргтехникой (принтер, копирование, сканирование)
-Составление табеля рабочего времени (организация контроля рабочего времени сотрудников)
-Контроль исполнения работы уборщицы и системных администраторов

-Опыт составления договоров. Обеспечение жизнедеятельности офиса с нуля. Помощь в оформлении необходимых документов для регистрации дела (страхование компании, открытие счетов, в том числе ИП, оформление эквайринга, работа с кассой). Контроль работы персонала и мотивирование (проведение профилактических тренингов персонала). Опыт проведения первичного собеседования (по телефону, переговоры, тестирование персонала-составление психологического портрета работника).
Полученный опыт и навыки:
Получила опыт по бух.учету (1С-первичка); Работа с кассой (кассовая книга, регистрация и оформление кассы); Проведение первичного собеседования, помощь в подборе персонала, составление характеристики и психологического и профессионального портрета работника, последующая адаптация персонала.

Период работы: Май 2012-Сентябрь 2012
Должностные обязанности:
Запись к специалистам Центра (в соответствии с квалификацией специалиста); Психологическая поддержка клиентов в их сложившихся жизненных ситуациях; Организация семинаров (предложение программы семинара и запись на семинары, с последующим «обзвоном» участников и подтверждение участия в семинарах); Работа с кассой и финансовый отчет (ежедневно).

Работа по составлению паспорта спектакля; Частично кадровое делопроизводство (табелирование, график отпусков); Составление приказов и распоряжений, служебные записки; Первичная бухгалтерия (списание спектаклей, учет расходов по цехам).

-Выполнение указаний руководителя: составление табеля художественно-постановочной части (взаимодействие с отделом кадров); бухгалтерский отчет расхода по цехам (взаимодействие с бухгалтерией); набор текста служебного характера под диктовку (служебные записки и прочая информация); отвезти и забрать из химчистки костюмы; отвезти и забрать театральный реквизит с театральной мастерской; поиск необходимой информации для руководителя.