Секретарь

- Осуществление приёма документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня;
- Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ; а также подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
- Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
- Организация встречи посетителей и гостей Компании;
- Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказа воды, канцелярии ежеквартально, осуществление подписки на периодические издания, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя;
- Координация и контроль работы: водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании), курьера и уборщицы.