Помощник руководителя

Основные обязанности:
 Персональная поддержка руководителя (планирование рабочего дня руководителя, организация бизнес - встреч и переговоров.
 Подготовка информационно-аналитических материалов, оперативной информации по запросу руководителя.
 Регистрация входящей/исходящей корреспонденции.
 Прием поступающей руководителю документации, и ее проверка, подготовка документации на подпись руководителю.
 Ведение телефонных переговоров, запись нужной информации в отсутствие руководителя и своевременное донесение до руководителя;
 Подготовка совещаний.
 Выполнение отдельных поручений руководства;
 Travel поддержка руководителя (заказ жд/авиа билетов, оформление виз, бронирование гостиниц).
 Ведение списка контактных телефонов, гостей, клиентов, деловых партнёров.
 Планирование и отслеживание графика работы с водителями, курьерами.
 Исполнение личных поручений руководителя (подготовка бизнес - подарка для партнёров, оформление пригласительных билетов, организация бизнес-ланчей, фуршетов и т.д.).

Помощник руководителя (офис-менеджер)

Основные обязанности:
 Планирование рабочего времени руководителя, организация встреч.
 Полная административная поддержка руководителя.
 Ведение деловой переписки (на русском языке).
 Организация и координация встреч руководителя, ведения протокола совещаний, контроль исполнения поручений, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника.
 Обеспечение необходимыми справочными и информационными материалами.
 Организация и проведение телефонных переговоров.
 Документационное обеспечение работы (подготовка документации на подпись руководителю, подготовка и оформление деловых писем).
 Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
 Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
 Организация приема посетителей, поддержание порядка в течении рабочего дня в приемной и кабинете руководителя.
 Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, необходимых продуктов);
 Приём звонков, распределение их по офису, ксерокопирование, сканирование документов, приём - отправка факсимильных сообщений;
 Работа по офису включала в себя:
 Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, приём и фильтрация факсов, почты;
 Организация командировок сотрудников;
 Работа с оргтехникой;
 Встреча посетителей, чай - кофе;
 Слежение за контейнерооборотом (оборудованием)
на территории РФ и в морских портах ЮВА.

• Организация протокольных и корпоративных мероприятий
• Разработка и поддержание корпоративного стиля
• взаимодействие с государственными органами,
• организация корпоративных мероприятий компании (конференции, семинары и т.п.),
• организация VIP встреч руководства на высшем уровне, контроль транспорта, приобретение авиабилетов, бронирование гостиниц и т.д.)

Секретарь-делопроизводитель

 Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
 Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
 Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю.
 Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
 Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
 Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
 Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
 Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
 Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
 Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
 Выполнение отдельных служебных поручений.

 Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя
 Подготовка документов для руководителей
 Протоколирование и организация совещаний, планерок
 Общее делопроизводство
 Ведение электронного документооборота
 Организация отправки и получения почтовых отправлений
 Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса
 Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков.
 Работа с входящей и исходящей корреспонденцией