Офис-менеджер

- Жизнеобеспечение офиса;
- Оформление командировок и сопроводительной документации к командировкам
- Оформление представительских расходов для авансовых отчетов;
- Ведение входящей и исходящей документации: сортировка поступающих документов, предоставление документов на подпись ГД, сортировка после подписи;
- Отправка документов Почтой России;
- Ведение корпоративной мобильной связи и такси;
- Взаимодействие с курьерскими службами (прием и отправка документов/грузов);
- Копировально-множительные работы;
- Поддержание электронного архива по всем договорам и сопутствующим документам;
- Взаимодействие с БЦ по части необходимого мелкого ремонта, замены ламп и прочих бытовых вопросов;
- Выполнение отдельных поручений (организации совещаний, выездов, покупок и прочее);
- Входящие звонки через переадресацию - прием и передача сообщений для коллег;
- Взаимодействие с бухгалтерией;
- Отслеживание и бронирование переговорных

Достижения: организация и проведение инвентаризации оборудования и имущества компании, введение нового формата протоколирования совещаний

- Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, продуктов, мебели для офисного помещения, взаимодействие с арендодателем, ведение хозяйственной деятельности);
- Документооборот (закрывающие документы, приказы, кадровые документы);
- Встреча гостей (чай/кофе, подготовка переговорных помещений ко встречам);
- Travel support (заказ авиа-, жд билетов, гостиниц);
- Ведение кассы (прием/выдача денежных средств, выдача заработной платы, планирование расходов);
- Создание заявок на оплату, контроль средств на счетах контрагентов;
- Организация и подготовка к участию в выставках (взаимодействие с организаторами, выбор стенда и последующее согласование, снабжение стенд всем необходимым);
- Выполнение поручений руководящего состава (коммерческий, финансовый, строительный отделы, генеральный директор);
- Организация и ведение протокола собраний;
- Обработка лидов в базе CRM;
- Взаимодействие с телекоммуникационными компаниями, мини-АТС;
- Учёт топливных карт и мобильной связи;
- Подготовка договорной документации для коммерческого отдела и сопутствующих документов для строительного отдела;
- Оформление методического материала;
- Составление служебных записок, приказов, деловая переписка с контрагентами, партнерами;
- Подготовка и отправка документации Почтой России/курьерской доставкой;
- Выбор, заключение договоров и выстраивание долгосрочных отношений с поставщиками услуг;
- Подбор и адаптация персонала.

Достижения:

-успешное закрытие вакансии «Менеджер проектов"
- организация четкого документооборота подразделения