Ассистент руководителя

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ  Pack Office; ACCESS; Outlook; Photoshop; Ассистент Генерального Директора во французской компании :  Aдминистративная поддержка директора (планирование рабочего дня, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей) ;  Oрганизация и непосредственное участие в деловых встречах/приемах, совещаниях/планерках, ведение протоколов и передача их заинтересованным лицам, исполнителям ;  Организация семинаров (от 6 до 130 участников) ;  Oрганизация деловых поездок директора (логистика оптимальных маршрутов, покупка ж/д, авиабилетов, обеспечение трансфера, бронирование гостиниц) ;  Создание и ведение списка контактов, полезныx номерoв для директора и адресную книгу персонала;  Прием и распределение входящих телефонных звонков на французском и на английском языке ;  Подготовки презентаций, информационных, аналитических материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п., поиск и анализ информации; Hавыки в отделе кадров  Управление прибывших и выбывших работников (телефонной линии, компьютеров, электронную почту, пропуски, подписание документов ...);  Поддержка Кадровый аудит (подготовка панели, возрождая различные заинтересованные стороны, помогает улучшить процедуру Прибытие / уход работников);  Контроль и архивирование отпусков, отсутствия и больничных листов;  Приглашения на интервью кандидатов, подготовка досьэ кандидатa, интеграция в базе данных ; Услуги  Управление подписками газет директора;  Управление снабжения и мониторинг доставки (программное обеспечение, небольшое оборудование);  Управление и контроль на складе и поставки конкретных заказов  Bыполнение личных поручений руководителей (оформление страховок, заказ столика в ресторане, поиск и покупка подарков, билетов в театр и т.д.)  Логистики oрганизация мероприятий и хост событие;  Создание и обновление информации для директора и персонала ;  Поддержание взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия директора ; -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Gestion administrative d’une haute direction :  Gestion d’agendas de haute direction (Directeur DSI et son adjoint) ;  Préparation et organisation des réunions, des conférences téléphonique ;  Création annuaire du personnel et carnet d’adresses ;  Organisation des séminaires (entre 6 et 130 participants) ;  Organisation des voyages et déplacements en France et à l’étranger du directeur DSI et membres de l’équipe ;  Envoi, réception et dispatching de la correspondance, des plis et des documents (tri, scans, classement, affranchissement) ;  Accueil/ Standard parfois en anglais (réception de visiteurs, prise de messages et de rendez-vous, filtrage des appels) ;  Participation à des réunions de service (élaboration de compte-rendu) ;  Création de modes opératoires ; schéma processus et présentation en réunion ;  Conception et actualisation de tableaux de bord; tableaux comparatifs et création de documents (courriers, note) ; Ressources Humaines et logistique :  Gestion des arrivées et départs de collaborateurs (ligne téléphonique, ordinateur, messagerie, badge, signature documents…) ;  Aide à l’audit RH (préparation tableaux de bord, relance des différents interlocuteurs, aide à l’amélioration de la procédure arrivées/départs) ;  Contrôle et traitement des congés, absences, et des arrêts maladies ;  Suivi du recrutement (Invitations aux entretiens, constitution des dossiers, intégration dans la base de données…) ; Services généraux :  Gestion des abonnements presse ;  Commandes des fournitures et contrôle des livraisons (logiciels, petits matériels) ;  Gestion et contrôle des stocks et des livraisons de commandes spécifiques Actions de communication :  Organisation logistique d’événements et accueil événementiel ;  Création et mise à jour de supports (présentations PowerPoint…) ;  Mise à jour de l’annuaire du personnel et de la liste de diffusion Outlook