Помощник руководителя

- Планирование рабочего дня Руководителя,
- помощь в организации встреч / переговоров Руководителя,
- контроль, прием и распределение вх/исх звонков и документации приемной Руководителя,
- выполнение поручений Руководителя (заказ питьевой воды для дома, оплата личных счетов, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц),
- обеспечение жизнедеятельности приемной Руководителя,
- заказ дополнительных пропусков для автомобиля Руководителя,
- взаимодействие с водителем,
- подготовка документов и координация маршрута курьера,
- e-mail (входящие/исходящие письма, деловая переписка),
- ведение папок арендаторов (акты, копии юр. документы, заявки),
- оформление заявок арендаторов ТРЦ, (консультирование арендаторов по вопросам аренды, проведения мероприятий)
- заказ канцтоваров для отделений,
- взаимодействие между Арендатором и Арендодателем,
- контроль за наличием необходимых продуктов питания в приемной,
- организация ремонтных и профилактических работ оргтехники,
- организация и участие в выставках.

Планирование рабочего дня Руководителя и контроль за его соблюдением, организация встреч, переговоров с участием Руководителя (с указанием тем и наличием соответствующих документов), Ведение переписки (деловой, личной), Организация поездок:
- оформление загран.паспортов
- оформление ВИЗ
- бронирование авиа и ж/д билетов
- оформление мед.страховки на время командировки
- заказ VIP (вылет/прилет)
- 1-ый ряд в салоне бизнес-класса
- визитные карточки (англо-русские)
- бронирование гостиниц
- внутренний трансфер
Организация транспортного обслуживания (контроль за тех.состоянием личного автопарка Руководителя), подбор обслуживающего персонала (в т.ч. лично для Руководителя), организация публичных мероприятий Руководителя (оформление и рассылка приглашений, банкеты, корпоративные презентации, концерты и т.п.), заключение договоров и своевременная оплата мобильных телефонов (контроль за балансом), оформление протоколов встреч и совещаний (предварительное согласование с Руководителем для дальнейшей их передачи), ведение БД по координатам и датам рождений партнеров, коллег, родных и близких Руководителя, оформление и хранение личной документации:
- паспорта
- мед. и авто страхование
- банковское обслуживание
- регистрация
- прописка
- т.д.
Ведение делопроизводства и документооборота. Прием и распределение вх/исх звонков, документов, e-mail, организация приема и распределение посетителей офиса, контроль над деятельностью подразделений, контроль за соблюдением трудовой дисциплины и этики, контроль над деятельностью секретариата, контроль за наличием необходимых продуктов питания, организация доставки обедов в приемную, АХД – организация ремонтных и профилактических работ, переездов и т.п..

Прием входящих звонков, документооборот по отделу, подготовка и ведение переговоров, анализ и мониторинг рынка, составление первичной документации, ведение корпоративных клиентов в Москве и регионах, организация выставок и презентаций, проведение маркетинговых мероприятий компании, выполнение поручений руководителя/директора, обеспечение жизнедеятельности офиса, контроль за метериалами на производстве, контроль за работой младшего персонала (секретарь, дизайнер, водитель, курьер и т.д.), взаимодействие с внештатными дизайнерами, поставщиками и т.д., выполнение поручений руководителя/директора.Организация поездок:
- оформление загран.паспортов
- оформление ВИЗ
- бронирование авиа и ж/д билетов
- оформление мед.страховки на время командировки
- заказ VIP (вылет/прилет)
- 1-ый ряд в салоне бизнес-класса
- визитные карточки (англо-русские)
- бронирование гостиниц
- внутренний трансфер

Прием и распределение звонков по отделу, текстовая и графическая корректировка рекламных буклетов, составление финансового плана на рекламу, составляла макеты визиток для сотрудников корпорации, выполнение поручений руководства, обеспечение жизнедеятельности офиса, организация выставок и презентаций.

Ведение и контроль базы данных и сайта объектов недвижимости, регистрация почты руководителя, корректирование фотографий недвижимости для базы данных и сайта отделения, контроль над работой курьера отделения, взаимосвязь с центральным офисом корпорации, организация переговоров, обеспечение жизнедеятельности офиса, подача текстов и фото в СМИ по объектам недвижимости.

Прием и распределение входящих звонков, ведение статистики входящих звонков по объектам.

Прием и распределение входящих звонков, копирование документов, прием и передача факсов, регистрация входящей и исходящей почты, организация встреч и переговоров, чай – кофе для руководства, заказ билетов (в театр, на самолет), бронирование гостиниц, организация корпоративных праздников.

Занималась копированием чертежей, доставляла чертежную документацию в разные отделы, отвозила заказные письма и бандероли на разные предприятия.