Офис-менеджер

- прием поступающих на рассмотрение Руководителя документов, передача документов в соответствии с принятым решением в структурные подразделения для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- прием документов и материалов, необходимых для работы Руководителя;
- контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение; проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Руководителю на подпись; обеспечение качественного их редактирования;
- организация проведения телефонных переговоров, фиксирование полученной информации и доведение до Руководителя ее содержание; передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам;
- составление писем, запрос по поручению Руководителя; подготовка ответов авторам писем;
- выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых Руководителем (сбор необходимых материалов. оповещение участников о времени и месте проведения. повестке дня);
- осуществление контроля за исполнением работниками Компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Руководителя Компании, взятых на контроль;
- обеспечение рабочего места Руководителя и сотрудников Компании необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
- печать по указанию Руководителя служебных материалов, необходимых для его работы; ввод текущей информации в банк данных;
- организация приема посетителей; содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- бронирование билетов, гостиниц, авто;
- оформление командировок для сотрудников компании (приказы, командировочные удостоверения, служебные задания);
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. обеспечение сохранности и в установленные сроки сдача документов в архив; работа с архивной документацией, формирование Архива Компании;
- работа с оргтехникой: принтером, ксероксом, факсом, сканером;
- осуществление запроса от руководителей подразделений необходимых материалов, а также объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений Генерального директора;
- рассмотрение документов и сортирование их по подразделениям в пределах своей компетенции; возврат исполнителям на доработку документов, подготовленные с нарушением установленных правил их составления и оформления; визирование документов управленческой деятельности в рамках своей компетенции;
- взаимодействие со всеми сотрудниками Компании по вопросам исполнения документов и представления необходимой информации руководству;
- ведение регистрации и учет входящей/исходящей корреспонденции;
- осуществление организации рабочих мест, проверка офисного оборудования (компьютеров. факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности и эксплуатации. Проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляция и пр.);
- обеспечение работников офиса визитными карточками (подготовка макета);
- обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями для работы офиса (анализ и определение потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана на канцтовары);
- получение товарно-материальных ценностей, оформление доверенности, организация платежей;
- обеспечение хранения канцтоваров, необходимых для работы офиса, организация учета и выдачи предметов и средств труда работникам офиса; организация передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому;
- осуществление контроля за надлежащим состоянием офисной оргтехники, оформление заявок для вызова специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
- организация встреч, приемов, регистрация гостей. делегаций, партнеров;
- координация работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, хранение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота в офисе;
- ведение деловой переписки, осуществление рассылки необходимых материалов;
- осуществление инвентаризации хозяйства офиса;
- работа с архивной документацией (прием, регистрация, хранение); работа с договорами; подготовка документов (служебные записки, приказы, доверенности, авансовые отчеты, табель учета рабочего времени, сопроводительные письма, обходные листы, составление писем на внос/вынос, оформление пропусков и т.д.);
- отправка корреспонденции (почта, DHL), осуществление выписки журналов, газет; организация работы водителя;
- взаимодействие с налоговыми, банками, нотариальными конторами.

- ведение делопроизводства: обработка входящей корреспонденции подразделения (прием документов, регистрация и ведения журнала входящей корреспонденции; доведение документа до Руководителя и исполнителей; контроль сроков исполнения документа); обработка исходящей корреспонденции; обеспечение подписания документа Руководителем; организация работы с распорядительными документами;
- организация хранения документов: ведение перечня видов документов; формирование дел и организация хранения документов; взаимодействие с Архивом;
- планирование рабочего дня Руководителя: ведение календаря, включая ведение постоянного списка встреч; подготовка совещаний; ведение списка поручений Руководителя;
- прием и обработка телефонных звонков: организация и проведение телефонных переговоров; ведение списка телефонных звонков; фиксирование в отсутствие Руководителя полученной информации и своевременное доведение до его сведения содержание;
- обеспечение выполнения правил внутреннего распорядка Компании;
- работа с оргтехникой: принтером, ксероксом, сканером, факсом, телефонным аппаратом;
- обеспечение Руководителя канцелярскими принадлежностями;
- офрмление заявок на предоставление хозяйственных, транспортных услуг и т.п.;
- бронирование гостиниц. билетов, авто.

делопроизводство (в полном объеме), планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, телефонные звонки, организация работы курьеров и водителей, мини АТС. распределение корреспонденции, работа с оргтехникой (ксероксом, принтером, факсом, сканером), брошюровка. ПК: Word, Outlook, Excel, Internet, E-mail), обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, кофе), бронирование авиабилетов, гостиниц, авто.

Преподавание английского языка