Помощник/ассистент руководителя

Организация и координация работы руководителя проектного офиса, планирование рабочего дня, помощь в назначении и организации встреч;
Подготовка регламентов работы и руководство личными помощниками руководителя;
Обеспечения взаимодействия с курируемыми подразделениями; организация документооборота; подготовка писем, служебных записок и отчетов по задачам руководителя;
Систематизирование, обработка и хранение служебных документов, обеспечение соответствия всей документации стандартам организации и руководителя, упорядочивание документации;
Организация и координация встреч, совещаний и переговоров, подготовка повестки, протоколирование и подготовка протокола поручений;
Подготовка внутренней отчетности и контроль по исполнению поручений руководителя;
Ведение календаря руководителя с учетом курируемых им подразделений;
Организация командировок руководителя;
Организация материально-технического обеспечения проектного офиса;
Взаимодействие с иными подразделениями организациями, в том числе для сбора, подписания документов и организации совещаний, видеоконференций;
Координация и совместная работа с аналитическим отделом по подготовке информационно-аналитических и справочных материалов;
Подготовка служебных записок, отчетов и других документов по запросу руководителя;
Администрирование программы 1С:Документооборот, составление и согласование заявок, проведение внутренних процедур организации;
Взаимодействие с контрагентами по вопросам организации проектов (заключение договоров, отправка-приём документов);
Выполнение административных задач при организации проектов и мероприятий;
Администрирование программы Bitrix24;
Аудит существующей системы, подготовка предложений по совершенствованию, разработка нормативных документов;
Выполнение личных поручений руководителя.

Создание матрицы товаров. Разработка концепций, дизайнов и запуск новой продукции.
Разработка продуктов от идеи до готовой продукции (сам продукт, упаковка, дизайн, инструкции, пользовательский опыт и т.д.).
Подготовка и проведение презентаций по продуктам.
Обучение коммерческих подразделений.
Маркетинговая упаковка.

Основные функции:

- Регистрация и учет документов:
Внесение информации о новых документах в систему, присвоение им регистрационных номеров, контроль за правильностью оформления.

- Хранение документов:
Организация и поддержание порядка в хранении документов (как бумажных, так и электронных), обеспечение их сохранности и доступности.

- Контроль исполнения документов:
Отслеживание сроков исполнения документов, контроль за своевременным выполнением поручений, уведомление ответственных лиц о приближающихся сроках.

- Подготовка и оформление документов:
Составление проектов приказов, распоряжений, договоров, писем и других документов в соответствии с установленными правилами и требованиями.

Дополнительные функции:

- Организация работы с корреспонденцией:
Прием, регистрация, распределение и отправка входящей и исходящей корреспонденции.

- Взаимодействие с внешними организациями:
Передача документов в сторонние организации, прием документов от них.

- Контроль соблюдения регламентов документооборота:
Проверка соответствия деятельности подразделений университета установленным регламентам документооборота.

- Анализ документопотоков:
Изучение и анализ объемов документооборота, выявление проблемных участков.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами
- Организация и ведение документооборота
- Ведение повседневных встреч, совещаний и обсуждений в команде
- Обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных
- Организация рабочего места руководителя
- Контроль исполнения поручений руководителя
- Предоставление отчетности руководству
- Оформление сопроводительных документов на продажу товаров и услуг
- Поддержка контакта с постоянными клиентами компании
- Распределение задач в команде проекта
- Контроль за соблюдением локальных норм оформления бухгалтерских и налоговых документов
- Подготовка и принятие форм первичных учетных документов
- Контроль за соблюдением положений учетной политики на предприятии
- Подготовка кадровых документов, личных карточек, штатных расписаний, трудовых договоров и приказов
- Подготовка документов по оплате труда, табелей учета рабочего времени, расчетных и платежных ведомостей

Обязанности:

- Автономное планирование работы направления, подчинение напрямую руководителям проектов;
- Консультирование студентов и родителей в выборе образовательных программ и курсов;
- Консультирование и обучение менеджеров отдела продаж по образовательным программам и курсам;
- Самостоятельная разработка и применение индивидуальных подходов в работе с родителями при продаже курсов дополнительного образования;
- Опыт работы с CRM-системами;
- Наставничество студентов в процессе обучения, включая консультирование по вопросам учебного процесса, методик и технологий обучения;
- Курирование взаимодействия студентов с преподавателями и деканатом факультета;
- Контроль студентов за выполнением учебных планов и программ, оценка их успеваемости;
- Подготовка пакета документов для трудоустройства преподавателей;
- Оформление пакета документов для обучающихся: закрывающие документы, дипломы, удостоверения, книги протоколов и т.д.;
- Сопровождение и подготовка документации для корпоративных клиентов;
- Поддержание положительного образа университета в глазах клиентов путем своевременного реагирования проблем в ходе обучения и их решений;
- Решение конфликтных ситуаций;
- Обучение менеджеров по работе со студентами других факультетов;
- Сбор и аналитика информации для разработки регламентов работы факультета, курсов дополнительного образования и проектов;
- Выполнение поручение руководителей;
- Работа в системе электронного управления проектами Jira;
- Подготовка ежемесячной отчетности по запросам руководителей;
- Подготовка ежемесячной отчетности для выплаты преподавателям.

Достижения:

- Уже спустя год работы являлась специалистом по работе со студентами трех факультетов: анимации, гостеприимства, киберспорта. Общее количество обучающихся — более 300 человек;
- В течение месяца являлась исполняющим обязанности помощника руководителя проекта факультета анимации. В обязанности входило: ведение календаря руководителя, координирование и организация встреч руководителя с сотрудниками университета и представителями компаний-партнеров факультета, контроль выполнения поручений, подготовка отчетной документации для руководителя;
- Снижение количества отчислений на 20% благодаря улучшению качества коммуникации со студентами — индивидуальный подход к поиску оптимальных вариантов решения проблем в связи с успеваемостью обучающихся;
- Внедрение кросс-продаж — предоставление дополнительных образовательных программ в ходе обучения;
- Создание дополнительной механики повышения успеваемости студентов и привлечению новых клиентов на факультет анимации — предоставление бесплатных уроков;

Обязанности:

- Консультирование покупателей по ассортименту товаров, помощь в подборе одежды и аксессуаров, соответствующих их запросам и предпочтениям;
- Участие в проведении рекламных акций, презентаций новых коллекций и других мероприятий, направленных на привлечение покупателей;
- Прием и оформление заказов на товары;
- Поддержание порядка и чистоты в торговом зале, участие в проведении инвентаризаций;
- Консультирование постоянных клиентов;
- Соблюдение стандартов обслуживания и правил работы с покупателями;
- Участие в обучении и развитии персонала магазина, обмене опытом с коллегами.

Достижения:

- Снижение количества возвратов товаров на 10% благодаря улучшению качества консультации покупателей;
- Увеличение закрытия высоких чеков на ежемесячной основе;
- Увеличение количества постоянных покупателей;
- Проведение обучения новых сотрудников, что позволило увеличить эффективность работы магазина.

Обязанности:

- Организация работы продавцов-консультантов, контроль за соблюдением стандартов обслуживания клиентов;
- Участие в формировании ассортимента товаров, планирование закупок;
- Контроль за своевременным пополнением товарных запасов, участие в инвентаризациях;
- Общение с покупателями, помощь в выборе товаров, разрешение конфликтных ситуаций;
- Ведение бухгалтерии;
- Обучение и развитие персонала, контроль за выполнением поставленных задач.

Обязанности:

- Консультация клиентов по ассортименту товаров и услуг магазина;
- Оформление заказов и продажа товаров;
- Работа с жалобами и предложениями клиентов;
- Поддержание отношений с постоянными клиентами;
- Контроль за соблюдением стандартов качества обслуживания клиентов.