Офис-менеджер

Информационно - справочное обслуживание, по документам компании; организация работы офиса (в подчинении секретари, курьер); прием/распределение входящих/исходящих звонков (Мини-АТС), ведение общего делопроизводства: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, печать писем (документов) с черновика; оформление и регистрация договоров, приказов, доверенностей, распоряжений, первичной документации, контроль документооборота организации; выполнение поручений руководителя/руководителей подразделений; осуществление поиска, анализа и покупка отдельных предметов для руководителя; осуществление контроля за сроками исполнения сотрудниками организации поручений руководителя; напоминание сотрудникам организации об истечении срока исполнения поручений или предоставления отчетов; подготавливать различного рода документы, по требованию руководителя; прием, рассортировка и распределение безадресных рекламных сообщений; организация подписания и визирования документации руководителя; организация и оформление подписки на периодические издания;
жизнеобеспечение офиса: заказ канц.товаров, продуктов питания, воды; ведение протоколов переговоров, совещаний; встреча посетителей/клиентов, чай/кофе, заказ пропусков, контроль исполнения сотрудниками заданий; оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с законодательством; подготовка должностных инструкций и положений; составление и соблюдение графиков очередных отпусков; ведение табеля учета рабочего времени сотрудников компании (сбор информации от руководителей подразделений и занесение в базу данных); подбор персонала; заключение договоров с контрагентами на аренду строительной техники; работа с офисной оргтехникой: сканер, факс, принтер.