Бизнес-ассистент/менеджер проектов

— организация работы всех участников проектов, проведение дейликов, распределение задач, ресурсов и приоритетов/
— формирование графиков, ведение гугл-таблиц, контроль сроков выполнения задач;
— еженедельная отчетность перед заказчиком и руководителем;
— решение сложных, конфликтных ситуаций, поиск оптимальных путей для достижения наилучшего результата;
— организация и проведение встреч и презентаций, протоколирование;
— управление командой дизайнеров, контроль выполнения задач, формирование kpi;
— планирование и контроль бюджета проектов, информирование о рисках и поиск решения вопросов;
— контроль работы подрядчиков;
— поиск и внедрение новых инструментов управления, структуризация и оптимизация системы;

Основные задачи:
— старт проекта: получения информации от КАМ, подбор команды, составление графика работы, презентация для команды обсуждение сроков и особенностей проекта;
— организация работы команды: ежедневные созвоны с командами, распределение задач и ресурсов внутри проекта, контроль выполнения задач;
— ведение переговоров с заказчиками: проведение встреч, обсуждение адженды, отчетность о ходе работ над проектом, составление отчетов, комментариев и задач со встреч для команды;
— координация работы подрядчиков и коллег смежных отделов;
— документооборот: контроль оплат, просчет ДС;
— контроль за соблюдением условий по Договору;
— финансовая аналитика проекта: контроль трудозатрат (ЧЧ), составление финансовой информации при закрытии этапа или проекта;
— контроль соблюдения дедлайнов и графиков проектов;
— разрешение спорных, внеплановых ситуаций;
— выезды на встречи с заказчиком (на объекте или в офисе);
— выезды на АН;
— еженедельные отчеты по задачам, срокам и бюджету проекта,
— оптимизация и систематизация процессов работы: поиск подходящей crm-системы и внедрение, оптимизация гугл-таблиц и папок, поиск новых подходов к работе с командами, систематизация работы с удаленщиками и пр.;

Приобретенные навыки:
— ведение иностранных проектов: коммуникация на английском языке, знание особенностей работы с документами, понимание особенностей законодательства в сфере проектирования;
— ведение проектов коммерческой недвижимости в премиальном сегменте:
- крупные отели и операторы (Novotel, Hilton, Accor, Hyatt, Swiss Hotel, Lotte, , Waldorf Astoria и пр.)
- рестораны (Lucky group, Изакая, Four Seasons, Oltermare, Novikov и пр.)
- ЖК (МОП Sminex, МОП Пионер, МОПы Hide, ЖК Слава и пр.)
— максимальная многозадачность и стрессоустойчивость;

Основные рабочие пространства:
- Skype
- Мегаплан
- TeamGantt
- Word, Excel
- Adobe Acrobat
- Zoom
- Microsoft Outlook
- Asana

Основные задачи:
— развитие Питерской студии дизайна в Москве: поиск команды и офиса, аналитика рынка, выявление преимуществ и недостатков конкурентов и внедрение новых процессов на основе этого для развития студии в регионе;
— контроль работы исполнителей: дизайнеров, строителей и подрядчиков;
— развитие отношений с подрядчиками: поиск, переговоры со строителями и с удаленными исполнителями, контроль качества предоставления услуг, поиск вариантов улучшения взаимного сотрудничества (реклама, кооперация и прочее);
— построение команды: найм, адаптация, тимбилдинг (организация корпоративов, встреч и прочих мероприятий);
— поддержание и развитие клиентской базы: входящие заявки, ведение сделок в CRM-системе, информационное сопровождение потенциальных клиентов;
— проведение встреч с заказчиками и с исполнителями (онлайн либо в коворкинге); составление КП, подготовка ТЗ вместе с заказчиком для дальнейшего проектирования и пр.;
— выезды на АН: контроль за качеством исполнения работы подрядчиками, ведение переговоров;
— документационное сопровождение проекта: договора, счета, акты;
— контроль хода реализации проекта на всех этапах для координации работы исполнителей и подрядчиков;
— создание контента для соц. сетей: выезды на Объекты, фото/видео фиксация и блогинг от лица компании.

Причины ухода:
отсутствие карьерного и финансового роста и прекращение финансирования филиала из-за СВО.

Основной задачей была работа с потенциальными и с текущими клиентами:

— работа с входящим потоком клиентов;
— проведение презентаций продукта (проектирование Дизайна Интерьера);
— заключение сделок;

Задачи по проектам:
— координация действий подрядчиков;
— документационное сопровождение всех участников проекта: акты, счета, договора и пр.
— регулирование конфликтных ситуаций;
— контроль выполнения задач по проектам в срок;
— оптимизация бизнес-процессов: поиск новых решений, предложение новых подходов в работе с клиентами и пр.;
— большой объем работы с текстами (документы, презентации и пр.);

Поддержка генерального директора по рабочим и личным вопросам 24/7, а именно:

— выполнение личных поручений руководителя;
— поиск, анализ и обработка необходимой информации, документационное и техническое сопровождение;
— ведение базы данных (excel, CRM);
— составление ежемесячных отчетов;
— контроль за качеством исполнения указаний руководителя сотрудниками компании;
— координация АХО;
— организация встреч, совещаний, мероприятий;
— организация офисного пространства (контроль наличия необходимого оборудования и материалов, поддержка порядка, заказ канцелярской и прочей продукции для нужд офиса и пр.);
— travel-поддержка сотрудников компании;
— общение с иностранными партнерами по Skype;
— работа с орг. техникой;