Координатор отдела, помощник руководителя

Работа на торговых площадках (В2В центр, В2В энерго, В2В.sibur, Тендер ПРО, МХ1, ЭПТ ГПБ, ФАБРИКАНТ, АКД, РосАтом, НЛМК, (поиск тендеров, участие, оплата, составление коммерческих предложений)), ежедневный план (отчет об отгрузке и оплате - факт-прогноз отгружаемого металла), раз в месяц перенос ежедневного плана из Excel в 1С после утверждения руководства, сбор счетов по конкурентам, анализ цен по реализациям, корректировка резервов организации, ежедневная обработка транспортных заявок, ежемесячный поиск выставок, ежегодный сбор актов сверки, контроль проданного металла, перенос ТМЦ по складам, полное документальное сопровождение сделок менеджеров, Travel-поддержка (ведение отчета по планируемым командировкам работников организаций), контроль оплаты арендуемых помещений, выполнение функций офис-менеджера.

Организация работы секретариата. В подчинении – секретари, референты, переводчики, курьеры, архивная служба.
Обеспечение работы руководителя (ведение рабочего графика, организация встреч, контроль дней рождений, выполнение личных поручений, travel-поддержка). Контроль за сроками исполнения задач руководства, ведение личной переписки руководства.
Организация и управление внешними коммуникациями (прием - пере адресация телефонных звонков, факсы, эл. почта).
Организация и ведение документооборота в соответствии со стандартами (включая организацию архивного хранения документов) и составление номенклатуры дел.
Организация почтовой и курьерской доставки и отправки.
Организация чай-кофе и питания руководства и участников встреч/переговоров.

-Работа в программе КИАС с бухгалтерскими документами; - заключение и сопровождение договоров страхования и исходящего перестрахования;
- документооборот;
- аналитика страхового портфеля;
- контроль и анализ задолженности по страхованию и перестрахованию;
- подготовка агентских отчетов;
- урегулирование убытков (формирование пакетов документов на выплату, подготовка документов по суброгационным требованиям по ОСАГО);
- расчеты и сбор документов необходимых для получения доли возмещения по договорам страхования, переданных в перестрахование;
- мониторинг по оплате перестраховщиками доли участия в выплате;
- контроль за поступлением суброгационных платежей;
- выполнение отдельных поручений руководства.

Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря.
прием, регистрация и передача на рассмотрение/подписание рукуводителя поступающих документов;
Организация переговоров, встреч, собраний, совещаний, их протоколирование
Travel-поддержка (бронирование и приобретение авиабилетов, заказ гостиниц, визовая поддержка)
Встреча гостей в офисе.
Ведение деловой переписки, телефонные переговоры.
Делопроизводство, входящая/исходящая корреспонденция.
Выполнение личных поручений руководителя.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
работа с курьерскими службами.