Начальник отдела аренды

Задачи и функции:
1. Определение, внедрение и исполнение единых стандартов/методологии работы и документооборота в рамках управления проектом.
2. Разработка, а также инициирование и контроль разработки документов, регламентирующих внутренние процессы организации, процессы взаимодействия структурных подразделений организации с аффлированными структурами и внешними контрагентами. Инициирование, участие и осуществление контроля над процессом актуализации регламентирующих документов.
3. Внедрение процедуры операционного планирования деятельности структурных подразделений организации, контроль над качеством и своевременностью разработки планов, а также над качеством, своевременностью и полнотой исполнения сформированных планов.
4. Участие в определении направлений и приоритетов деятельности по управлению проектом и распределении ресурсов проекта.
5. Осуществление процедур эффективного мониторинга и контроля исполнения хода проекта всеми участниками проекта.
6. Внедрение единого стандарта отчетности участников проекта, контроль над своевременным формированием отчетности по ходу реализации проекта.
7. Отслеживание сроков выполнения действий по проекту.
8. Координация действий структурных подразделений в ходе реализации проекта.
9. Организация и контроль над качеством выполнения процедур управления изменениями проекта, анализ влияния изменений на ход реализации проекта.
10. Организация и контроль над качеством выполнения процедур управления рисками проекта: организация планирования рисков проекта, закрепление лиц за осуществлением превентивных и пост-рисковых мероприятий, консолидация отчетности по рискам проекта.
11. Анализирование и формирование отчетности по отклонениям и их причинам от базовых планов проекта (план-фактный анализ).
12. Обеспечение учета и хранения всей документации, создаваемой и получаемой в рамках реализации проекта.
13. Анализ завершенных частей проекта для выделения типовых фрагментов, эффективных инструментов и решений, возможных для использования в процессе планирования последующих частей проекта.
Достижения:
1. Организация работы отдела планирования и проектного управления с основной целью осуществления процедур операционного планирования, формирования планов-графиков хода реализации проекта, а также отслеживания и контроля выполнения задач и действий структурными подразделениями согласно сфомированным планам.
2. Внедрение и контроль исполнения системы протоколирования общих и тематических совещаний и встреч в рамках реализации проекта.
3. Сопровождение разработки и утверждения регламентирующих документов: «О введении персонала в должность», «Об охране объекта строительства», «О движении, анализе и внесении изменений в проектно-сметную документацию», «О бюджетном финасировании», «О разработке, подписании и ведении реестра договоров», «О порядке проведения закупок товаров, работ, услуг».
4. Проведение оптимизации существующей организационной структуры и сопровождение соответствующих изменений в штатном расписании организации.

Задачи и функции:
1. Организация создания и оформления документации по инженерно-геологическим и топографическим изысканиям, градостроительной и исходно-разрешительной документации объекта строительства, а также их согласования и утверждения контролирующими и надзорными органами.
2. Координация процессов, связанных с оформлением прав на земельный участок объекта строительства.
3. Ведение и сопровождение коммерческих переговоров с контрагентами и подрядчиками в процессе проектирования.
4. Оформление и актуализация договорных взаимоотношений c подрядчиками и контрагентами в процессе проектирования, контроль выполнения сторонами условий по заключенным договорам.
5. Управление процессом и результатами проектирования (предпроектная проработка, стадия "Проект", стадия "Рабочая документация").
6. Организация проведения анализа и внутреннего аудита ответственными подразделениями организации результатов процесса проектирования, осуществление контроля согласования и внесения изменений в проектно-сметную документацию и проектные решения.
7. Консолидация информации от руководящего состава и ответственных подразделений организации с целью определения и корректировки концепции и проектных решений объекта строительства.
8. Организация согласования и утверждения контролирующими и надзорными органами проектно-сметной документации объекта строительства.
9. Организация получения положительных заключений государственной экспертизы проектно-сметной документации объекта строительства.
10. Организация получения положительных разрешений на строительство.
11. Формирование бюджета по направлению проектирования объекта строительства.
12. Ведение базы данных по подрядчикам и контрактам в сфере управления процессом проектирования.
Достижения:
1. Сопровождение поучения документации по инженерно-геологическим и топографическим изысканиям объекта строительства.
2. Заключение, последующее ведение и актуализация договоров на проектирование генерального плана застройки жилого района, внутриплощадочных инженерных сетей и сооружений, жилых домов.
3. Сопровождение процесса прохождения публичных слушаний и утверждения генерального плана застройки объекта.
4. Координация процесса получения технических условий.
5. Получение положительных заключений государственной экспертизы и разрешений на строительство проектов внутриплощадочных инженерных сетей и трех жилых домов.
6. Организация и сопровождение аренды и ремонта офиса.
7. Организация подготовки маркетинговой акции «Закладка первого камня жилого района».

Задачи и функции:
1. Сопровождение процесса формирования и утверждения концепции ротации и реконструкции торгово-развлекательного комплекса, создания и актуализации проектов торговых помещений, предназначенных для сдачи в аренду.
2. Формирование и ведение планов-графиков строительства торговых помещений, предназначенных для сдачи в аренду.
3. Контроль сроков выполнения работ подрядными организациями в процессе строительства торговых помещений, предназначенных для сдачи в аренду, в соответствие с утвержденным планом-графиком.
4. Координация действий подрядных организаций и ответственных подразделений организации в процессе выполнения строительных работ.
5. Сопровождение процесса оценки, проверки и согласования ответственными подразделениями организации проектов помещений, предоставленных непосредственными арендаторами.
6. Организация подписания акта приема-передачи помещения арендатору для подготовительных работ.
7. Осуществление мониторинга действий и контроля сроковых обязательств арендаторов в процессе проведения подготовительных работ.
8. Координация действий арендаторов, их подрядных организаций и ответственных подразделений организации в процессе проведения подготовительных работ.
Достижения:
1. Сопровождение утверждения концепции ротации, реконструкции и создания новых торговых площадей комплекса.
2. Сопровождение подготовки и утверждения проекта реконструкции и создания новых торговых площадей комплекса.
3. Сопровождение строительного процесса и координация действий всех участвующих сторон (подрядные организации, структурные подразделения комплекса, арендаторы) с целью запуска новых брендов в сроки, установленные утвержденным планом-графиком.

Задачи и функции:
1. Ведение и сопровождение коммерческих переговоров с потенциальными арендаторами.
2. Систематизация, классификация и актуализация договорной базы арендных взаимоотношений между арендодателем и арендаторами.
3. Оформление первоначальной заявки на аренду помещения и полное сопровождение процесса заключения договоров аренды.
4. Контроль соблюдения основных условий договоров аренды.
5. Сопровождение подписания акта приема-передачи помещения арендатору для подготовительных работ и контроль сроков арендных взаимоотношений.
6. Создание, наполнение и ведение базы данных в процессе управления расчетными потоками между арендодателем и арендаторами с целью обеспечения оперативного учета данных о помещениях, арендаторах, договорах всех типов с правилами начислений по ним и денежных поступлений от арендаторов.
7. Формирование начислений по основным видам арендных платежей.
8. Управление процессом отслеживания поступления денежных средств на счет арендодателя и формирования оперативной отчетности о балансе расчетов между арендодателем и арендаторами.
9. Оказание консультационной помощи арендаторам в продолжение всего процесса аренды.
Достижения:
1. Сопровождение и самостоятельное проведение коммерческих переговоров c арендаторами и заключение договоров аренды в рамках запуска 2 и 3 очередей строительства торгово-развлекательного центра (общей площадью порядка 70 000 кв.м.).
2. Создание и ведение базы данных по существующим и потенциальным арендаторам комплекса.
3. Разработка, внедрение и контроль исполнения процедуры заключения договорных отношений и проведения взаиморасчетов между арендодателем и арендаторами по всем видам арендных платежей.
4. Сопровождение создания, наполнения и последующего использования всеми вовлеченными подразделениями программы учета взаиморасчетов предприятия на базе 1С.
5. Разработка и проведение процедуры мониторинга дебиторской задолжности арендаторов, а также контроль ее своевременного устранения.

Задачи и функции:
1. Ведение делопроизводства организации.
2. Прием документов на подпись и резолюцию руководителя, передача на рассылку подписанных документов и доведение резолюций до сведения непосредственных исполнителей.
3. Сопровождение оформления приказов и регламентирующей документации организации.
4. Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем, оформление повесток дня и протоколов заседаний и совещаний. Доведение решений, принятых на заседаниях и совещаниях, до сведения непосредственных исполнителей.
5. Ведение электронной базы данных по поставленным задачам. Осуществление сбора информации и контроль над исполнением поставленных задач.
6. Формирование аналитических справок по общему планированию деятельности организации и выполнению распоряжений руководителя.
7. Планирование рабочего дня руководителя.
8. Организация приема посетителей и проведение телефонных переговоров руководителя.
9. Сопровождение командировок руководителя (заказ билетов, трансфер, заказ гостиницы).
Достижения:
1. Создание и ведение базы данных по общему планированию деятельности организации и контролю выполнения поставленных задач ответственными сотрудниками и подразделениями.