Бизнес-ассистент

- административная и организационная поддержка высшего руководства Группы Компаний;
- организация работы приёмной, встреча посетителей, заказ пропусков, бронирование
переговорных комнат;
- эффективная координация календарей генерального и финансового директоров,
планирование и контроль своевременного проведения встреч, оперативное решение
конфликтных ситуаций в расписании;
- подготовка и проверка материалов к совещаниям, формирование адженды,
протоколирование;
- доведение распоряжений руководителя до работников, контроль выполнения поручений
(срок и качество), предоставление отчёта руководителю о статусе выполнения задач;
- travel-поддержка: организация деловых и личных поездок "под ключ" (визы, логистика,
размещение, VIP-сервисы);
- приём и обработка входящих звонков, электронной почты и запросов;
- составление деловых писем, приказов, договоров, отчётов, перевод (английский), проверка и
корректировка документов, передаваемых на подпись, контроль своевременного подписания;
- организация корпоративных мероприятий;
- работа в СЭД 1С, Диадок;
- выполнение личных поручений руководителя, в т.ч. решение бытовых и семейных вопросов,
администрирование вопросов здоровья, организация досуга, конфиденциальные поручения.

- сопровождение деятельности первых лиц: обеспечение информационной,
административной, организационной поддержки;
- планирование и исполнение бюджета административно-хозяйственной части Общества;
- организация офисных переездов;
- взаимодействие с арендодателем по всем вопросам, ведение переговоров;
- обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка канцелярских принадлежностей, продуктов
питания, хозяйственного инвентаря, мебели и прочих товаров;
- организация и курирование делопроизводства и документооборота;
- разработка ЛНА;
- HR и кадровое делопроизводство;
- внутренние коммуникации;
- организация командировок работников;
- организация корпоративных мероприятий.

- организация делопроизводства и документооборота в Обществах Группы;
- сопровождение деятельности руководителей компании: обеспечение информационной,
административной, организационной поддержки;
- постановка задач, отслеживание статуса выполнения и сроков в системе Битрикс24;
- координация взаимодействия всех структурных подразделений;
- выстраивание и оптимизация бизнес-процессов по направлениям деятельности Группы;
- разработка внутренних нормативных документов (должностные инструкции, положения,
регламенты);
- подготовка информационно-аналитических материалов для руководства Группы;
- общее руководство сотрудниками административного департамента (секретариат, водители,
техническая служба, клининг) и процессами жизнедеятельности офисов;
- организация переездов, приём и сдача помещений, организация и сопровождение
ремонтных работ, преобразование офисного пространства;
- управление и координация работы с кадрами: поиск и подбор, документационное
сопровождение приёма, увольнения, перевода; организация служебных командировок;
- взаимодействие с контрагентами, поиск подрядчиков, организация заключения договоров,
контроль первичной бухгалтерской документации;
- взаимодействие с банками в части корпоративного финансирования: обновление досье,
открытие/закрытие расчетных счетов, оформление ключей электронной подписи;
- организация и проведение мероприятий различного масштаба.

- ведение бумажного и электронного документооборота, систематизация и хранение
документов, редактирование, составление и согласование договоров, писем, приказов,
служебных, информационных и аналитических записок;
- приём входящих звонков на корпоративный телефонный номер и их перераспределение;
- контроль за порядком и надлежащим состоянием переговорных комнат, осуществление их
бронирования, организация совещаний с использованием ВКС;
- организация приема посетителей;
- приобретение принадлежностей для офиса (канцелярские товары, продукты, бытовая химия),
обеспечение их учета, хранения и распределения; составление отчетов и определение норм
по приобретению;
- оформление билетов и бронирование гостиниц для работников, направляющихся в
служебные командировки, составление соответствующих отчетов.

- административная поддержка руководителя;
- делопроизводство;
- прием и распределение телефонных звонков в приемной руководителя, прием и отправка
факсов;
- подготовка материалов для проведения совещаний и организация совещаний, деловых
встреч‚ переговоров с корпоративными и VIP клиентами;
- оперативное взаимодействие с подразделениями организации и контроль их деятельности;
- организация и проведение внешних и внутренних мероприятий отеля, публичные
выступления, презентации;
- контроль состояния номерного фонда, анализ отзывов гостей и принятие мер по устранению
выявленных недостатков;
- внесение предложений по поощрениям, дисциплинарным взысканиям сотрудников;
- перевод на английский язык/с английского языка.