Менеджер по организации мероприятий, менеджер проектов

-организация и проведение внешних и внутренних мероприятий компании в соответствии с международными стандартами и политиками компании (участие в конференциях Российских и зарубежных, организация конференций, организация внутренних совещаний, тренингов, цикловых встреч),
- проведение тендеров между MICE поставщиками,
- составление и отслеживание стратегии, программы, бюджета мероприятий,
- оформление финансовой документации по мероприятиям, подготовка финансовых отчетов, фокус на экономии бюджета

- обеспечение соблюдения сроков, контроль и исполнение проектов менеджеров отдела маркетинга (20 человек);
- работа с системой SAP; работа с финансовой документацией, составление отчетов для бухгалтерии;
- согласование и подписание договоров с юридическими организациями, оформление всех сопутствующих документов;
- составление и подписание договоров с лидерами мнений, оформление гонораров;
- организация и обеспечение логистики семинаров, конференций, поездок врачей, командировок сотрудников;
- оформление и адаптация новых сотрудников, административная поддержка отдела.

Личный помощник - помощь в работе руководителя, ежедневная коммуникация с сотрудниками Д&Д в странах Европы.
В подчинении 5 ассистентов отделов.

Тревел координатор - организация командировок сотрудников (визовая поддержка, гостиницы, авиа ж/д билеты, трансферы,)
- поддержка иностранных коллег по всем возникающим вопросам,
- организация семинаров и конференций, выставок, круглых столов,
- организация выездных квартальных региональных совещаний.

Офис-менеджер – коммуникация со службами обеспечивающими жизнедеятельность офиса (служба безопасности, пожарные, инженеры, клининговая служба),
- организация и координация процесса переезда в новый офис,
- архивное хранение (контроль за содержанием архива и сроками хранения);
- организация подписки на периодические издания,
- заказ визиток, бланков, конвертов, канцтоваров, продуктов питания, хоз.товаров

Организация мероприятий (конференций, семинаров, тренингов, совещаний)
Контакты с ключевыми лидерами мнений и партнерами компаний;
Коммуникация и работа с региональными сотрудниками (150 человек)
Финансовая документация: - получение, обработка проверка правильности оформления счетов, авансовых отчетов, договоров различного типа (Москва и регионы);
Работа со складом: - заказ материалов в офис, отслеживание и предоставление отчетов по остаткам рекламы на складе;
- формирование и поддержание внутреннего архива образцов рекламных материалов;
- выбор и заказ корпоративной сувенирной продукции, корпоративных сувениров;
- формирование и поддержание единой базы данных по рекламным материалам (контроль на всех этапах – заказ, доставка, распределение, рассылка в регионы).