Помощник руководителя

Функциональные обязанности:
- организация и координация документооборота внутри департамента;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции, получение и отправка корреспонденции;
- формирование отчетности по направлению деятельности департамента;
- ввод информации в базу данных;
- ведение отчетности по представительским расходам;
- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
- обеспечение сохранности внутренних документов и целостности архива документов департамента;
- выполнение машинописных и множительных работ, копирование, сканирование документов по запросам от сотрудников подразделений;
- организация и ведение селекторов с формированием отчетов, презентаций и контроль исполнения поручений;
- обеспечение своевременного и полного ввода первичной информации в информационную систему о хозяйственных операциях в области материально-технического обеспечения в рамках своей компетенции;
- ведение табеля учета рабочего времени специалистов департамента, оформление документов на организацию рабочих поездок руководителя;
- обеспечение департамента канцелярскими и хозяйственными товарами;
- выполнение поручений руководителя;
- прием и распределение поступающих телефонных звонков.

Функциональные обязанности:
- ведение документооборота и делопроизводства;
- оформление пропусков на посетителей и автомобили;
- ведение графика учета рабочего времени;
- ведение графика отпусков;
- прием и отправка корреспонденции;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- координация работы курьерских компаний;
- работа с офисной оргтехникой;
- подготовка совещаний, протоколирование деловых встреч руководителей;
- архивирование документов;
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, продуктов питания, воды и т.д.).

Функциональные обязанности:
- работа с первичной документацией;
- ведение кассовых операций (авансовые отчеты, командировочные расходы, представительские расходы, в т.ч. расходы по банковским корпоративным картам);
- работа с поставщиками и покупателями (сверки, наличие документации, контроль за своевременным предоставлением товарных накладных, транспортных накладных, счетов-фактур);
- ведение участка «Банк»: разноска банковских выписок по сч. 51 в системе SAP;
- проведение инвентаризации имущества предприятия.

Функциональные обязанности:
- формирование базы данных;
- актуализация базы данных;
- прием/распределение звонков;
- консультация клиентов по услугам компании.