Административный директор

ООО «Ист Кэпитал (Москва)» (East Capital Group, Sweden)
www.eastcapital.com
Финансовый сектор
• Управляющая, инвестиционная компания (управление активами)
Административный директор
Я работаю в компании Ист Кэпитал с открытия московского офиса в 2006 году (количество сотрудников в разное время 20-45). Начинала как офис менеджер, занималась организацией работы представительства, включая оформление всей необходимой корпоративной документации, заключением договоров с поставщиками, бюджетированием, контролем расходов итд. После получения специализированного образования работала как менеджер по кадрам (HRG), так же занималась организацией корпоративных мероприятий для клиентов и сотрудников компании. Имею всестронний административный опыт организации работы компании с нуля.

Офис менеджмент:
- Офисные поставщики и договоры, поиск, переговоры, согласование платежей
- Координация ремонта помещений (за время моей работы в Ист Кэпитал мы отремонтировали 3 офиса, 2000 кв.м от shell&core) и корпоративные квартиры
- Оформление всех юридических документов (зарегистрированное представительство в 2006 году и ООО «Ист Кэпитал (Москва)» в 2014 году, ликвидация ЗАО и закрытие представительства), протоколов общих собраний.
- Коммуникация с арендодателем и управляющей компанией, страховки, внутренние политики компании, охрана труда
- Управление административным персоналом (до 15 человек)
- Переводы документов компании

Бухгалтерский учет:
- Коммуникация и координация работы аутсорсинговой компании, связующее звено с финансовым отделом головной компании в Швеции,
- прямая коммуникация с CFO и CEO группы по финансовым вопросам
- Согласование счетов поставщиков и подписание платежных поручений в банке
- Коммуникация с банком, отслеживание движения денежных средств
- Подписание и отправка счетов клиентам Общение с финансовым отделом в Швеции, отправка им отчетов по заработной плате
- Бюджетирование, проведение тендеров поставщиков, поддержка финансовой стабильности компании в меняющихся условиях

Кадры:
- Разработка кадровых политик, КДП (командировки, отпуска, должностные инструкции, трудовые договоры, штатные расписания, приказы и т.д.), трудовые книжки
- Разрешения на работу, визы, регистрации, медицинские осмотры для экспатов
- Подбор персонала (включая процесс адаптации)
- Проведение регулярных опросов сотрудников, оценка эффективности работы в соответствии с политиками, принятыми в компании, KPI
- Развитие корпоративной культуры компании, организация корпоративных мероприятий, мастер-классов, тимбилдингов.
- Регулярное общение с HRD группы, обеспечение преемственности работы московского офиса и следования всем HR политикам и процедурам, принятым в компании
- Общение с кадровыми юристами, решение спорных и конфликтных ситуаций с учетом интересов компании, но при этом сохранение HR бренда на высоком уровне
- работа в HR системе головной компании Flex
- Предоставление бухгалтерии информации об отпусках, командировках, изменении заработной платы для корректной выплаты заработной платы и проверка расчетных листков до выплаты
- Хорошее знание трудового законодательства, отслеживание изменений

Организация мероприятий:
- Организация корпоративных мероприятий для клиентов экспатов, составление бюджета, составление расписания, бронирование отелей и ресторанов, трансферы, встречи с компаниями (до 50 человек, Москва).
- Принимаю участие в организации ежегодных глобальных мероприятий для сотрудников компании, корпоративных поездок (до 200 человек) в страны Европы.

Ключевые достижения:
- выстроила бизнес процессы московского офиса с нуля, обеспечила комфортную работу сотрудникам и высокий представительский уровень приема гостей и клиентов (офис БЦ Романов Двор)
- собрала и сплотила эффективную и профессиональную админ команду
- обеспечила преемственность работы московского офиса и головной компании
- организация КДП и всех HR процессов, успешное прохождение кризисных ситуаций при сокращениях и ликвидациях
- обеспечила снижение издержек и стабильную работу компании в меняющихся внешних условиях
-выстроила прозрачную финансовую систему, обеспечив своевременные выплаты и учет затрат

Диско Клаб - небольшая компания (15 человек), работающая в сегменте фешн, занимающаяся импортом стоков модных брендов из Европы, открытая одним из основателей Ламода. Есть так же офис в Дубае, ОАЭ.

- Разработка, внедрение и контроль корпоративных правил и внутренних регламентов
- Ведение переговоров с контрагентами, заключение договоров на оптимальных условиях, контроль своевременности оплаты
- Решение юридических вопросов, связанных с корпоративной документацией и внутренними процессами в компании, подготовка и проведение общих собраний акционеров
- Регулярное общение со стейкхолдерами, подготовка аналитики и отчетов
- HRG: выстраивание всех кадровых процессов в компании с нуля, политики, подбор и адаптация персонала, планы развития и KPI, бюджетирование, контроль выплаты заработной платы и премий, работа в 1С ЗУП, Bitrix24
- Административное управление работой офиса, организация и контроль внутренних процессов и взаимодействия между отделами
- Участие в открытии офиса в ОАЭ, поиск контрагентов (юристы, HR), организация оформления юридических документов и открытия счетов в банках, поиск персонала.

Ключевые достижения:

- Выстроила все бизнес процессы компании с нуля, самостоятельно поддерживала их эффективное функционирование (акционеры находятся за пределами РФ)
- Сплотила команду для улучшения коммуникации и скорости выполнения рабочих задач, что особенно важно при работе удаленно
- Оперативно реагировала на внешние вызовы, связанные с внешнеполитической ситуацией, находила оптимальные решения