Event Manager

Управление проектной командой: постановка задач, ежедневные созвоны, контроль выполнения и сроков. Выстраивание чёткой структуры рабочих процессов, поддержание прозрачности коммуникаций среди всех участников проекта.

• Ведение профессиональной деловой переписки с заказчиками, партнёрами, городскими структурами и подрядчиками. Фиксация договорённостей, управление документооборотом, согласование материалов и технических требований.

• Полная подготовка площадок к мероприятиям: проверка технических зон, логистики, навигации, контроль расстановки оборудования, мебели, брендирования; проверка схем движения участников и гостей.

• Брифинг дизайнеров, технических команд, продакшн-групп. Формирование технических заданий, контроль исполнения, финальная приёмка материалов и макетов.

• Подбор персонала под задачи событий, формирование списков исполнителей, распределение обязанностей, контроль качества работы сотрудников на всех этапах подготовки и реализации.

• Контроль ночных монтажей и демонтажей технического оборудования, конструкций и брендирования. Управление графиками монтажных бригад, решение технических вопросов на месте, контроль соответствия ТЗ.

• Подготовка пропускных документов для всех категорий доступа: подрядчики, участники, технический персонал. Контроль списков, маршрутов, зон допуска, взаимодействие со службами безопасности.

• Операционный контроль в дни проведения мероприятий: управление таймингом, маршрутизацией потоков, координация действий команд, решение внештатных ситуаций в реальном времени.

• Подготовка полноценного аналитического отчёта: фото-подтверждения выполненных работ, сбор реальных документов от подрядчиков (договоры, акты, сметы), анализ метрик (потоки, загрузка зон, KPI активности, вовлечённость), выводы и рекомендации.


Крупные проекты:

— «Маркет молодых» — в рамках «Созидатели. Итоги года Росмолодёжь.Предпринимай / Росмолодёжь.Профи». Координация застройки и администрирование зоны, контроль заезда участников, логистика, работа на площадке.

— Церемония награждения Всероссийского конкурса «Изобретатель года». Координация участников, управление таймингом, работа со сценой, техническими службами и наградным блоком.

— «Третий открытый чемпионат по Кибатлетике» (АНО РЧК). Полный цикл организации: техническая координация, логистика, монтажи и демонтажи, работа с участниками и зонами активности.

— Мероприятия «Мосстройинформ» (культурные городские события). Полная организация, контроль печатной и бренд-продукции, логистика, работа на площадке, монтаж и демонтаж, работа с участниками и зонами активности.

Организация полного цикла проектов: от получения запроса до реализации и финального отчёта. Проведение рабочих встреч, формирование задач, контроль исполнения всеми вовлечёнными сторонами.

• Постоянная коммуникация с заказчиками: согласование концепций, таймингов, сценариев, управление документацией, корректировка планов в процессе реализации.

• Формирование бюджета проектов, контроль расходов, работа со сметами, анализ эффективности закупок.

• Контроль логистики: заезды и выезды участников, доставка оборудования, распределение ресурсов между зонами подготовки.

• Брифинг дизайнеров, технических команд, продакшн-групп. Формирование технических заданий, контроль исполнения, финальная приёмка материалов и макетов.

• Подбор персонала под задачи событий, формирование списков исполнителей, распределение обязанностей, контроль качества работы сотрудников на всех этапах подготовки и реализации.

• Подготовка финальных отчётов: аналитики, фотофиксации, описания этапов реализации, выводы и рекомендации.


Проекты:

— Финал Конкурсного трека 5–7 классов и Международного трека конкурса «Большая перемена» + поставка наградной продукции. Координация логистики, работа с заказчиком, управление зонами мероприятия.

— «Литературный пленэр» — ключевой проект «Литературного марафона». Организация площадки, коммуникации с авторами.

— Полуфиналы конкурса «Большая перемена» (8–10 классы, СПО). Администрирование процесса, работа с участниками.

Работа с Тендерами:
• Проведение встреч с заказчиками поиск подрядчиков
• Составление брифа от заказчика
• Подбор места для проведения съемки
• Обработка вопросов от экспертов и выбор удобной даты для съемок
• Ведение отчетных таблиц в MS Excel
• Составление логистики съемок
• Выезд на площадки
• Координация съемки по тендеру в течении срока проведения

Должностные обязанности:
• Организация съемочного процесса в студии
• Постановка кадра исходя из ТЗ заказчика
• техники на площадке
• Разработка идея, креативной концепции, программы события под запрос заказчика
• Подготовка визуальных и презентационных материалов
• Контроль проведения мероприятия и сбор обратной связи по итогам мероприятия.


Проекты:

— Съемки видеокурса для «Волонтеров медиков».

— Создание промо-роликов для товаров на сайте «Все.Инструменты».