Офис-менеджер

Проверка файлов пришедших от дизайнера-верстальщика на соответствие техническим требованиям машин, пожеланиям заказчика и менеджера, соответствие утвержденному макету;
запись ps-файлов и отправка их на изготовление форм поставщикам;
проверка флексоформ (механические повреждения, тип печати, тип полимера);
ведение архива;
ведение плана (в Excel и специализированной программе);
просчет процента запечатки в программе;
передача форм и документов отправленных заказов в цех технологу для дальнейшей подготовки к печати;
сканирование/ксерокопирование документов;
поддержание связи с поставщиками флексоформ (документация, тестирование новых технологий печати, формы);
ведение архива файлов отправленных заказов и заявок к ним;
проверка документов на их соответствие нашим данным (сумма заказа, количество форм, полимеры, наименования);
статистика (в конце каждого месяца).

Вычитка макетов и чтение оттисков с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста и дизайна;
ведение архива;
информирование отдела продаж и отдела снабжения о состоянии заказов;
ведение плана (введение в план новых заказов, отслеживание их передвижения и его отображение в плане вплоть до полной готовности макета, после чего оформление заказ в плане печати);
обслуживание цветного принтера (заказ картриджей, ремонт);
сканирование/ксерокопирование документов. Во время отсутствия на рабочем месте офис-менеджера (болезнь, отпуск, обед и прочее) выполняла ее обязанности: организовывать работу водителя/курьера/уборщицы;
в случае командировок начальства или кого-либо из офиса заказывать билеты, бронировать гостиницы;
встреча клиентов, партнеров, гостей;
готовить чай/кофе для руководства и гостей;
выписывать пропуска;
входящие/исходящие телефонные звонки;
орг. техника (вызов мастера, в случае поломки; замена картриджей);
отправка писем и ведение учетной таблицы отправленных писем;
регистрация и отправка входящих/исходящих писем;
заказ канцелярских товаров. Организовать их приемку, учет, хранение и выдачу;
заказ воды для кулера в офис и цех;
следить за состоянием офиса, при выявлении неисправностей вызывать специалистов для проведения ремонтных работ;
вести таблицу офисных расходов;
следить за телефонными счетами;
оплачивать счета за интернет;
отмечать приход/уход сотрудников;
организация Дня Рождения сотрудника (сбор денег, покупка цветов);
заказ продуктов и хозяйственных товаров для офиса и цеха;
оформление одноразовых пропусков;
выполнение поручений директора и коммерческого директора;
сканирование и ксерокопирование документов.